Lagring av kontrakter om lånekort og meråpent på riktig måte
24.02.2025
Bibliotek har plikt til å håndtere viktige offentlige dokumenter på en arkivverdig måte. Betyr dette at alle kontrakter og signaturer må lagres i fysiske mapper til evig tid? Det korte svaret er nei, dersom det finnes gode digitale lagringsløsninger. Her får du en juridisk gjennomgang av lover og regelverket som ligger til grunn for bestemmelsene rundt hva og hvordan dokument skal lagres.
Arkivloven sier at alle offentlige organ er arkivpliktige
Alle offentlige organ «pliktar å ha arkiv» i følge arkivlova § 6. Kommunale og fylkeskommunale bibliotek samt Nasjonalbiblioteket er offentlige organ og underlagt denne arkivplikten.
Arkivloven beskriver hvilke dokumenter som skal arkiveres
Offentlige organ skal arkivere alle dokument som blir til i virksomheten, og som har betydning for saksbehandlingen og har dokumentasjonsverdi.
Dokument i denne sammeheng omfatter både lyd, og bildefiler i tillegg til tradisjonelle tekstlige dokumenter, både fysisk og digitalt. Dokument er definert som «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, famsyning eller overføring» i arkivlova § 2 bokstav a.
Dokumenter som mottas og sendes til eksterne personer eller virksomheter (inn- og utgående korrespondanse) er typiske dokumenter som skal arkiveres. Arkivet skal også inneholde interne dokumenter som er grunnlagsmateriale eller som støtte for saksbehandlingen. Dokumentasjonen i arkivet skal «faktisk reflektere det som skjer i virksomheten»
Dokumenter og kontrakter knyttet til lånekort eller meråpent skal arkiveres
Utstedelse av lånekort, og tilgang til et meråpent bibliotek vil være et enkeltvedtak etter forvaltningsloven § 2 første led bokstav a.
Kontraktene som er inngått med brukere om lånekortrettigheter og tilgang til meråpent bibliotek har stor dokumentasjonsverdi for disse enkeltvedtakene. Det er sentralt å få dokumentert at rett person faktisk har signert på de aktuelle vilkårene dersom det skulle oppstå en tvist. Dersom det signerte dokumentet makuleres etter at låner er registrert i datasystemet, vil dere ikke kunne bevise at vedkommende faktisk er rett adressat for et eventuelt erstatningskrav.
Å lagre dokumentene kun digitalt er tilstrekkelig for arkivloven
Det følger av forskrift om offentlege arkiv § 6 første ledd at «Arkivmateriale skal lagrast på medium og i format som oppfyller nødvendige krav til haldbarheit, og som gjer det mogleg å nytte materialet». Dette betyr at dere kan ta en digital kopi av kontraktene og arkivere disse digitalt. Da vil det ikke være nødvendig å ta vare på det fysiske dokumentet. Det er kun dokument fra før 1950 som må bevares som originaldokument jf. andre ledd.
Elektronisk signatur og digital lagring er tilstrekkelig
De bibliotekene som har en systemleverandør som tilbyr elektronisk signatur på avtaler som dette, og de i tillegg tilbyr en løsning for lagring av disse, er det slik at det er tilstrekkelig. Da trenger ikke låneren å signere på noen slipp, som siden må tas vare på.
Bibliotekene må ha en bevarings- og kassasjonsplan for materiale i tillegg til det som er arkivpliktig
Offentlig organer skal ha en oppdatert bevarings- og kassasjonsplan. Riksarkivarens forskrift kapittel 7 inneholder nærmere bestemmelser om hva som er bevaringsverdig, hvor lenge det skal bevares og hva som skal kasseres.
For nærmere veiledning om arkivspesifikke spørsmål henvises videre til arkivverket.