Spesialsamlinger i bibliotekene

Søknad

Mål

Søknaden gjelder støtte til gjennomføring av en konferanse med tema Spesialsamlinger i bibliotekene, arrangert av Universitetsbiblioteket i Bergens (UBs) Seksjon for spesialsamlinger. Søknaden er knyttet til utlysningens hovedområde 3: «Frie, nyskapende prosjekt- og utviklingstiltak». Konferansen Spesialsamlinger i bibliotekene vil holdes over to fulle dager, med tematiske bidrag presentert i opp til to parallelle sesjoner. Målet med konferansen er å samle de som jobber med arkiver og spesialsamlinger i norske bibliotek, både for utvikling av vårt felles felt gjennom faglig påfyll og for å skape et møtested som på sikt kan munne ut i nye nettverk og prosjekter. Et av hovedmålene for prosjektet er å diskutere felles utfordringer og muligheter rundt digital tilstedeværelse og en digital bibliotekhverdag, herunder utvikling av nye bibliotektjenester. I dette ligger også et fokus på økt utadrettet formidling av bibliotekenes spesialsamlingsmateriale. Konferansen er planlagt holdt i juni 2019.

Beskrivelse

Ved landets ulike bibliotek finnes det mange spesialsamlinger og arkiver – samlinger som ikke er del av de vanlige bok- eller tidsskriftsamlingene. Det kan være samlinger og arkiver basert på materiale og teknikk, som håndskrifter, musikk, tegninger, trykk, fotografier, eller audiovisuelt materiale, eller tematiske samlinger, som samlinger relatert til lokalhistorie og historiske personer, eller fagfelt som polarhistorie, arbeiderhistorie og skeiv historie. Det er gjennomført få prosjekter for å utvide kontaktflaten mellom institusjonene som forvalter disse rikholdige arkivene og samlingene. Ikke minst gjelder det på tvers av institusjonsmodeller, som folkebibliotek, universitetsbibliotek og andre typer organisasjonsbibliotek. Konferansen Spesialsamlinger i bibliotekene vil være et forum for informasjonsutveksling og en møteplass for de mange bibliotekansatte som har spesialsamlinger som en del av sitt arbeidsfelt.

Et viktig utgangspunkt for konferansen er de nasjonale målene om økt digitalisering og digital formidling, samt sektorens uttalte behov for å ha fysiske møteplasser, som nevnt f.eks. i Kulturdepartementets oppstartskonferanse for den kommende kulturmeldingen (https://www.regjeringen.no/no/tema/kultur-idrett-og-frivillighet/innsiktsartikler/arbeidet-med-ny-kulturmelding/oppstartskonferansen-3.-mai/id2554336/). Fokus på det digitale gir nye muligheter for arkiv- og samlingssektoren. Stadig mer materiale blir nå tilgjengelig i fulltekst og i høy oppløsning på nett, noe som åpner for bredere bruk. Dessuten bidrar digitaliseringen til økt bevissthet om at bibliotekene er mer enn daglige bruksbiblioteker, og også inneholder unike samlinger (unika) og sjeldne bøker og dokumenter. Bibliotekenes spesialsamlinger utgjør en viktig del av kulturarven i både nasjonal og global kontekst, for eksempel er samlinger ved åtte ulike bibliotek inkludert i Norges dokumentarv (http://www.kulturradet.no/norges-dokumentarv). Spesialsamlingene ved de store universitetsbibliotekene og Nasjonalbiblioteket bidrar allerede til å gi sine institusjoner en unik identitet, men dette potensialet kan utnyttes mye bedre i fremtiden, både digitalt og fysisk. Internasjonalt er det en lang tradisjon for spesialsamlinger i bibliotekene, og Association of Research Libraries (USA) er et eksempel på en organisasjon som fokuserer spesielt på muligheter og utfordringer for spesialsamlingssektoren. Denne tanken står i kontrast til en historisk bibliotekhverdag hvor spesialsamlingene ofte er blitt behandlet som noe på siden av den ordinære virksomheten, og hvor spesialbibliotekarene har en annen faglig tilnærming og et annet forhold til materialet enn de «ordinære» bibliotekarene. Mange steder har dette tidligere ført til at arbeidet med arkiver og spesialsamlinger har blitt misforstått og nedprioritert. Paradoksalt nok har det økende fokuset på tilgjengeliggjøring og formidling av spesialsamlinger og arkiv ført til stort fokus på disse på bekostning av andre bibliotekstjenester. I begge tilfeller er det klart at spesialsamlingene har andre behov enn de nyere boksamlingene både når det gjelder katalogiseringssystemer, visningsverktøy og fysisk formidling. Konferansen Spesialsamlinger i bibliotekene er forankret i UBs strategiplan for 2016-2022 (http://www.uib.no/ub/93915/strategisk-plan-2016-2022-universitetsbiblioteket), der synliggjøring og formidling av egne samlinger, digitalt og fysisk, står sentralt. UB har også et mål om økt samarbeid med eksterne partnere, og biblioteket skal jobbe for åpen tilgang til informasjon og kunnskap.

Spesialsamlinger i bibliotekene vil organiseres som opp til to parallelle sesjoner med tema som er samlende og relevante for ansatte ved ulike typer institusjoner og samlinger. Konferansen vil innledes med en eller to keynote presentasjon(er) av særlig relevans til spesialsamlingsfeltet. Som del av programmet og for å styrke det sosiale og faglige fellesskapet vil det også gjennomføres en omvisning i relevante Bergensbibliotek og/eller tematiske byvandringer, samt konferansemiddag. En prosjektkoordinator vil være ansvarlig for administrasjon og koordinering av prosjektet, herunder møteinnkallelser og -ledelse, korrespondanse og bestilling av reiser. En faglig komité får ansvar for ferdigstilling av sesjonstema, valg av keynotes, vurdering av innsendte bidrag og evaluering av prosjektet etter konferansens gjennomføring. Denne evalueringen skal, så langt det er mulig, også vurdere behovet for fremtidige nasjonale møtepunkt eller nettverk for bibliotekenes spesialsamlinger. Faglig komité vil bestå av representanter fra folkebibliotek, arkiv og universitetsbibliotek i ulike deler av landet, antatt Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø, med fem medlemmer samt prosjektkoordinator som sekretær. Komiteen vil rapportere til en styringsgruppe med representanter fra de enkelte medlemmenes institusjonsledelse. Faglig komité velges av seksjonsleder og faglige ledere på UBs Spesialsamlinger (se under).

Foreløpige sesjonstema – ferdigstilles av faglig komité:

1. Digitale møteplasser (åpen tilgang, lenkede data, formidlingsverktøy)
2. Formidling av fag og kulturarv i bibliotekenes Spesialsamlinger
3. Materiale og teknikk – bevaringsutfordringer
4. Foto og fotojuss i en digital hverdag
5. Samlinger i folkebibliotekene – historie, framtid, muligheter
6. Fremtidens Spesialsamlinger

Om søkeren: Ved Universitetsbiblioteket i Bergen finnes Seksjon for Spesialsamlinger, bestående av fire faglige enheter samlet under en felles paraply. Manuskript- og librarsamlingen, Billedsamlingen, Skeivt Arkiv og Språksamlingene utgjør, sammen med Universitetsmuseet, en vesentlig del av UiBs unike samlinger. Bibliotekets Spesialsamlinger bevarer, forvalter og formidler nasjonal og internasjonal kulturarv. I senere år har Spesialsamlingene satset stort på digitalisering og formidling av samlinger gjennom portalen Marcus. Dette arbeidet sammen med etableringen av Skeivt arkiv og Språksamlingene representerer en betydelig fornyelse av UBs virksomhet og et utvidet nasjonalt mandat. UB Bergen har tidligere mottatt støtte fra NB til utvikling av Skeivt arkiv og det semantiske verktøyet Protégé.

Prosjektets målgruppe: Informasjons- arkiv- og bibliotekansatte, samlingsforvaltere etc. i folke- fag- organisasjons- og universitetsbibliotek med hovedvekt på norske bibliotek.