Felles biblioteksystem Vestfold

Søknad

Rapporter

Lenker

Andre filressurser

Mål

Med bakgrunn i kommunesammenslåingen, ønsker vi å etablere et samarbeid om et nytt felles biblioteksystem med felles katalog for Vestfold, og sette i gang arbeid med felles anskaffelsesprosess.
Målet er å bedre kvaliteten på bibliotektjenestene, bedre tilbudet til brukerne, og få en mer effektiv ressursutnyttelse.
Vårt første delmål er å ha en kravspesifikasjon for nytt felles biblioteksystem i Vestfold klar innen utgangen av 2017.
Med utgangspunkt i én felles katalog for Vestfoldbibliotekene(VB) legger vi samtidig grunnlag for et mulig felles hovedprosjekt hvor vi vil vurdere de mulighetene som ligger i samarbeid om felles innkjøp, felles istandgjøring av materiale, felles forhandlinger om lisenser, felles plan for samlingsutvikling og flytende bokstamme over nye kommunegrenser. Brukermedvirkning vil være et viktig element i prosjektet.

Beskrivelse

Bakgrunn: Vestfold fylkesbibliotek etablerte i 2005 felles transportordning og et felles samsøk for bibliotekene i fylket med formål å øke samarbeidet mellom bibliotekene og utnytte ressursene bedre innenfor eget fylke. I følge Norsk Bibliotek Transport, er Vestfold det fylket som har høyest omløp av materiale mellom fylkets bibliotek. Dekningsgraden innenfor eget fylke ligger på ca.80%. Mange samarbeidstiltak har kommet til etter dette. I 2014 engasjerte Vestfold fylkesbibliotek Kunnskapsgartnerne til en intern undersøkelse av hva slags avtaler folkebibliotekene i fylket har med sine systemleverandører. Hensikten var å fremskaffe et grunnlag for å kunne vurdere pro/kontra felles biblioteksystem. Resultatet viste at bibliotekene var veldig trofaste til sine systemleverandører, at avtalene løp og at det ikke var noen reforhandlingspraksis. Oppsigelsestiden varierte fra 1 mnd til 1 år. Det var usikkerhet knyttet til mulig overdragelse av avtalene.Mange ytelser kom i tillegg til basistjenester, og måtte betales ekstra. I Vestfold har to biblioteksystem som dominerer jevnt fordelt på de store og små bibliotekene, men med utfordringer knyttet til samhandling. Undersøkelsen ga nyttige anbefalinger til bibliotekene ift avtalerett, bevissthet rundt ytelse og kostnad, og oppsigelse. I tillegg ga bibliotekene uttrykk for ønsker ift fremtidige system. Fylkesbiblioteket har fulgt opp med felles kompetanseheving som forelesninger i avtalerett, presentasjoner av ulike nye biblioteksystem, og møter med storbybibliotekene. Tiltaket må ses i sammenheng med de prosessene som nå er i gang i forbindelse med kommunesammenslåingen:i 2016 ble det klart at bibliotekstrukturen i Vestfoldkommunene ville endres allerede før formell kommunesammenslåing trår i kraft: Lardal bibliotek fikk felles sjef med Larvik, Tjøme bibliotek med Tønsberg og Nøtterøy, og Hof bibliotek med Holmestrand. innen 2020 blir Re kommune del av Tønsberg, Horten deltar også, men blir så langt stående alene som kommune. Sande kommune blir del av Holmestrand. Denne gruppen av biblioteksjefer tok høsten 2016 kontakt med fylkesbiblioteket for bistand til å etablere et prosjektsamarbeid om et nytt felles biblioteksystem for framtida. En intensjonsavtale (vedlagt) ble skrevet for å ha som bilag ift egne kommuner, søknad om prosjektmidler fra Kommunal- og Fornyingsdepartementet, Regionalt Utviklingsfond og Nasjonalbiblioteket. Avtalen er forelagt samtlige rådmenn og har fått positiv tilslutning. Tiltaket er forankret både i Strategisk Kultur- og Idrettsplan for Vestfold og Bibliotekplan Vestfold perioden 2015-2018, begge vedtatt i samtlige kommunestyrer og fylkestinget. Høsten 2016 har arbeidsgruppa, bestående av biblioteksjefene i nevnte kommuner, hatt jevnlig kontakt og møter med Storbybibliotekene og spesielt Bergen om fremdriften i deres felles prosjekt. Fylkesbiblioteket har organisert en studietur til Danmark for å se og høre bibliotekenes egne erfaringer med det gamle Axiell og det nye Cicero/Systematic.
Nye Sandefjord kommune, formelt etablert fra 2017, og bestående av de tidligere biblioteksjefene i Sandefjord, Andebu og Stokke, ble invitert inn samarbeidsgruppa, men har valgt å stå alene og å slå sammen Mikromarc-katalogene i Andebu og Stokke med Sandefjords Bibliofil uten å kjøre noen ny anbudsprosess. Kommunen velger å kjøre egne interne arbeidsgrupper uten samarbeid med fylket for øvrig, men har bedt om at vi tar de med som opsjon i en mulig felles avtale om nytt biblioteksystem. Fylkesbiblioteket vil invitere Sandefjord inn i fellesskapet og vil derfor jevnlig arrangere åpne temadager for alle lederne i Vestfoldbibliotekene om status for prosjektet.

For å kartlegge de mulighetene et utstrakt biblioteksamarbeid kan gi mellom alle folkebibliotekene i et fylke, ønsker arbeidsgruppa i første omgang å gjennomføre et forprosjekt med en mulighetsstudie, og med mål å utarbeide en kravspesifikasjon som grunnlag for en anbudsrunde, og med følgende aktiviteter i 2017:
 Kartlegging av dagens avtaler (delvis gjennomført)
 Kartlegging av erfaringer med tilsvarende prosesser i Norge og Norden ellers (delvis gjennomført)
 Kost/nytte-analyser
 Avgrensninger mot lokale behov
 Avklare ressurser i forhold til nødvendige investeringer og drift
Godkjenne en detaljert kravspesifikasjon som grunnlag for en felles anbudsrunde

Arbeidsgruppa søker i første omgang om et forprosjektet, -økonomisk og faglig bistand til a) nødvendig ekstern konsulentbistand og b) prosjektledelse.

Intensjonsavtalen gjelder foreløpig til 30.juni 2017, og vil som en del av forprosjektet følges opp med en mer forpliktende plattform for videre samarbeid.

Arbeidet vil deretter bli definert som et felles 2-årig hovedprosjekt ledet i samarbeid med Vestfold fylkesbibliotek, men eid av bibliotekene i fellesskap, og med flere delprosjekter knyttet til den såkalte produksjonsløypa i hvert bibliotek.
Sammenlignet med storbybibliotekene, ligger det bedre til rette for å skape en vinn-vinn-situasjon for alle bibliotek i et fylke med et allerede godt etablert samarbeid, og gjennom aktiv involvering av personalet i alle enheter. Brukermedvirkning vil også være et viktig element i prosjektet.

Prosjektet skal i løpet av en 3 års periode fram til 2020 ta stilling til og utprøve:
Samarbeid om felles innkjøp
Felles istandgjøring av materiale
Felles forhandlinger om lisenser
Felles plan for samlingsutvikling
Flytende bokstamme for folkebibliotekene i Vestfold

Disse ambisjonene må konkretiseres og innarbeides i en kravspesifikasjon for et felles biblioteksystem. Resultatet skal gi kvalitetsmessig og økonomisk positiv effekt for bibliotekene i Vestfold, enten det ender opp med 6 kommuneblokker eller en stor felles driftsblokk.

Det ønskes nært samarbeid med Nasjonalbiblioteket underveis i forprosjektet for å kunne integrere i prosessen endringer i katalogstandarder, som overgang fra MARC21 til RDA, behov for tilpasninger til autoritetsregistre, og regelverk for fjernlånssamarbeid.

Forprosjektet er delvis startet opp. Det videre arbeidet vil kreve kjøp av både kompetanse og kapasitet. Innhold i kravspesifikasjonen må utformes slik at det kreves en kombinasjon av innkjøpskompetanse og bibliotekfaglig/programvarekompetanse som VB selv ikke har. I tillegg må VB og fylkesbiblioteket bidra med en betydelig egeninnsats.
Parallelt med møter i regi av fylkesbiblioteket skal hvert deltakende bibliotek holde sitt personale oppdatert underveis om problemstillinger, veivalg og framdrift i prosjektet. Prosjektet vil berøre hele organisasjonen og initiere nye måter å jobbe på. Dette må sikres forankring slik at personalet støtter opp om prosjektet. Fylkesbiblioteket vil støtte og bistå hvert bibliotek i prosjektet.