Demo Deichman – bibliotekets sandkasse!

Søknad

Mål

Deichman bibliotek ønsker å utvikle en strukturert arbeidsmodell for utvikling og testing av nye bibliotek, bibliotekkonsepter og bibliotektjenester; et metodeverk som benytter etableringer av nye Demo-bibliotek til å utvikle tilbud og nye arbeidsformer for fremtiden.
Deichman ønsker gjennom prosjektet å knesette standarder for hvordan prototyping og pilotering skal rigges for disse midlertidige «forpostene» – for så å kunne rulle ut nyvinninger i hele Oslos folkebibliotek. Målet er å gjøre Deichman rustet for å møte morgendagens trender, utfordringer og muligheter, med et levende metodeverk som vil kunne ha overføringsverdi til hele bibliotek-Norge.

Beskrivelse

Prosjektbeskrivelse:

Prosjekts mål er å utvikle et presist og målrettet metodeverk for utvikling i Deichman – med overføringsverdi for hele bibliotek-Norge. Brukermedvirkning og nye samarbeidsformer (med bydel, frivillighet, næringsliv, akademia og bibliotekbransjen) vil være sentrale faktorer i metodeutviklingen.
For å sikre metodens kvalitet vil det være essensielt å teste og pilotere den i en reell fullskala situasjon. Første case vil være knyttet til det fremtidige Demo Økern, understøttet av det eksisterende Demo-biblioteket på Linderud, og det etablerte biblioteket på Bjerke. Slik muliggjøres grundige undersøkelser parallelt i ulike operative testmiljøer med ulike profiler, i samme bydel, men med ulik demografi og publikumsbehov.
Bibliotekbransjen vil stå overfor store endringer i relativt nær fremtid. Et nytt metodeverk for innovasjon og utvikling må være forankret i dagens virkelighetsbilde, fremtidens trender, samt nye utfordringer og muligheter. De viktigste drivere i prosjektet vil være:

A. Deichmans langsiktige strategi, FNs bærekraftsmål, Bibliotekplan for Oslo kommune – særlig mål 3, (vedlegg 1-4) og Utvidet nasjonal bibliotekstrategi (særlig mål om samarbeid og utvikling).
B. Potensialet (og avgrensingene) i demoens beliggenhet, størrelse, varighet mv.
C. Undersøkelse av potensielle utbedringer av Deichmans interne arbeidsflyt, (kompetanse- og
kapasitetsforvaltning mv.)
D. Samfunnsmessige og sosiologiske endringer i tiden, mediebruk, demokratisk deltagelse, megatrender (https://cifs.dk/) mv. Oslo-trender (vedlegg 5) og Strategisk plan for Hovinbyen er viktige underlagsdokument. (https://www.oslo.kommune.no/slik-bygger-vi-oslo/hovinbyen/#gref)
E. Muligheter til bedre tjenester og effektiv drift knyttet til ny teknolog.

Hva er Demo?

Deichman har i dag fire tilbud med status som Demo-bibliotek. I hovedsak har disse bibliotekene til felles at de mangler enkelte elementer for å kunne regnes som fullverdige tjenestetilbud, og at de er midlertidige. Når Bibliotekmeldingen legger opp til opprettelse av flere nye Demo-bibliotek, blir behovet for et metodeverk for testing av nye konsepter, tjenester og tilbud tydeliggjort. Deichman har lenge arbeidet med utvikling, men vi mangler et styrende metodeverk for å kunne jobbe frem større, strategisk målrettede, og innovative løsninger.

Utvikling av metodeverk:

Metodeverket prosjektet skal resultere i vil overordnet sett være en milepælsplan strukturert rundt en fasedelt prosess, som har ulike trinn med variert kompetansesammensetning og arbeidsflyt. Verktøyet skal kunne benyttes til utvikling av nye demoer og biblioteker i fremtiden, og vil derfor måtte kunne justeres etter lokale utgangspunkt som romlighet, varighet og finansiering – og ha innebygde mekanismer for å skalere den enkelte demos utviklingsambisjon og hvilken kompetanse som settes i prosjektet på hvilket tidspunkt. Selve milepælene vil antagelig stå i overgangen mellom iterasjonene, der prosjektets styringsgruppe tar beslutninger nødvendig for å få prosjektet over i neste fase. Fasene vil sannsynligvis følge en relativt tradisjonell prosjektmal med problemspesifikasjon, hypotese, utvikling av konsept, testing i flere iterasjoner, operativ prøvedrift, konklusjoner og anbefalinger til videre utrulling. Gitt demoens begrensede forpliktelser til fullverdig bibliotektilbud muliggjøres en leken og åpen utprøvning i testingen – og dermed også et uttak i mer innovative løsninger enn hva som ellers ville være mulig (se vedlegg 7).

Dette skal vi gjøre:

Det er viktig å presisere at vi ikke søker midler til å finansiere nye Demoer. Prosjektets mål er å utvikle en «kokebok» for utvikling av nye demoer og filialer; en prinsipiell rigg. Prosjektet skal identifisere kompetansebehov og legge til rette for arbeidsflyt i en sandkasse hvor utvikling kan finne sted. Prosjektet vil definere en gruppe med internt frigjort kompetanse, eksterne konsulenter, samt rådgivere i et nettverk av samarbeidspartnere som vil arbeide i overlappende faser. Prosjektet etablerer en tydelig beslutningsprosess for hvilke utvalgte drivere som skal legges til grunn for den enkelte demo (ref. pkt. A-E over). Det antas at metodeverk i høy grad vil påvirkes av våre erfaringer innen behovskartlegging og andre prosjektmodeller og verktøy innen tjenestedesign-feltet.
Prosjektets hovedinnsats vil være å teste metoden og beslutningsprosessen i en operativ sandkasse på bibliotekene i bydel Bjerke. Evaluering og justering av modellen skal også ligge innenfor prosjektperioden, samt utarbeidelse av materiale for formidling av innsikter, erfaringer, og anbefalt metode til bruk i kompetanseoverføring.
Prosjektet vil rapportere til direktør for lokalbibliotek, men praktisk utprøving vil legges til Deichman Bjerke. For å kunne utvikle reell innovasjon innen tjenester, samarbeidsformer og tilbud, vil det være behov for bidrag fra ekstern spisskompetanse, herunder også en fulltidsressurs som driver prosessene fremover. Prosjektet vil også ha støtte i funksjonene som allerede er en del av organisasjonen, som avdeling for IKT, eiendom, samlingsutvikling, programmering, formidling, og kommersielle samarbeid.
Deichman ser på muligheten for å etablere Demo Økern i tilknytning til Bylab Oslo, hvor vi allerede er representert i styret. (se vedlegg 6) Her vil Deichman få plass i hjertet av Oslos mest ambisiøse byutviklingsprosjekt, hvor sosial bærekraft og folkehelse står i fokus. En etablering her gir prosjektet muligheten til å undersøke bibliotekets rolle som sentral aktør i en grønn- og sosialt bærekraftig byutvikling, samtidig som den pågår.
Bjerke bydel er i dag et ideelt sted for å starte opp sandkassebyggingen fordi vi allerede har erfaring med å teste Demo-konsept i bydelen. Vi har sterke forbindelser til bydelens administrasjon, samt nettverk i området.

Deichman Bjerke er et etablert bibliotek med jevne besøkstall og utlån over tid, som sannsynligvis gå over i en demonteringsfase på et tidspunkt. Det gir mulighet til å teste andre modeller for drift enn dagens tradisjonelle. Her kan testing innen selvbetjening, bærekraft, sirkulær økonomi, nabolagsdrevet virksomhet og en mer formidlingsbasert drift være mulige veier å gå. (Ref. driver D under prosjektmål)
Demo Linderud er i dag et samarbeid mellom Deichman og Bydel Bjerke, finansiert av nærmiljøsatsningen på Linderud, Sletteløkka og Veitvet, med funksjoner som frivilligsentral og lavterskel bydelstjeneseter. Fokus er testing av hypoteser omkring lokalbefolkningens behov, med mål om etablering av et fast bibliotektilbud i området. Ny kommunal praksis, frivillighet, styrket sosial profil, forhøyet kompetanse på det flerkulturelle, samt barn og ungdom, vil være relevant også i fremtiden. (Ref. driver A+B under prosjektmål)
På Økern vil Demo-biblioteket gå inn i et miljø hvor nye samarbeidsformer med nye aktører vil være relevante å undersøke fra start. Selvbetjente løsninger og teknologisk nyvinning kan være første mulige skritt mot etableringen av Økern-biblioteket; en forskningsstasjon for fremtidens bibliotek med bærekraftige løsninger og ren formidlingsbasert bemanning (Ref. driver A+D+E under prosjektmål).

Kunnskapsoverføring:

For å sikre størst mulig uttak og kunnskapsoverføring i prosjektet, ønsker vi å invitere bibliotekbransje og øvrige interessenter inn i prosessene underveis. Ved prosjektavslutning vil produksjon og distribusjon av metodeverk, samt formidling som sikrer kunnskapsoverføring, arrangeres av Deichman.