Hvordan 1+1+1 = mer enn tre

Søknad

Rapporter

Mål

• Hjelpe bibliotekene i Andebu, Sandefjord og Stokke til å kunne gjennomføre dannelsen av et nytt bibliotek i Nye Sandefjord og samtidig være en erfaringsbank for andre
• Bygge opp en erfaringsbank i form av en blogg for bibliotek i kommunesammenslåingsprosess med erfaringer fra Nye Sandefjord. Erfaringsbanken kan munne ut i en strategi for bibliotek i kommuner som slås sammen
• Identifisere og dokumenterer problemstillinger, og vurdere mulige løsninger, som ligger til grunn for at biblioteket skal styrke og oppfylle sin rolle som lokal kultur- og stedsutvikler i Andebu, Sandefjord og Stokke (Forhandlingsutvalgets utredning 2015)
• Dokumentere prosessen og dokumentere erfaringer

Beskrivelse

Bakgrunn
Fra 1. januar 2017 blir Stokke, Andebu og Sandefjord ny kommune. Politikere i de tre kommunene satte ned en fellesnemnd som har den politiske beslutningsmyndigheten i prosessen. Grunnlaget for å søke kommunesammenslåing står i «Forhandlingsutvalgets utredning». I dette dokumentet fremheves det at bibliotekene i «Stokke, Andebu og Sandefjord ivaretas som samlingssted og kulturutvikler». Biblioteket er plassert under samme kommunalområde som stedsutvikling, derfor er det spennende å vurdere hvordan biblioteket kan supplere kommunalområdet som en aktør i dette. Forhandlingsutvalget mener at «publikumsrettede tjenester skal som hovedregel gis der innbyggere bor, og tettstedene skal utvikles som attraktive bo- og arbeidssteder.»
Hovedprinsippet for sammenslåingen er at alle kommunene er forskjellige, men likeverdige i prosessen. Dette er utgangspunktet for de tre bibliotekene. Sandefjord, Stokke og Andebu er relativt like når det gjelder økonomisk satsning på bibliotek per innbygger, men i reelle tall utgjør dette en vesensforskjell basert på innbyggergrunnlaget.
Om prosjektet
Prosjektet skal forsterke prosessen som allerede er i gang, med å bygge opp et nytt bibliotek i kommunen. Siden Nye Sandefjord blir den første kommunen som dannes etter regjeringens kommunereform, ser vi det naturlig å ta stafettpinnen og vise vei for andre kommuner som kommer etter. Ved kontinuerlig evaluering og erfaringsdeling underveis skal vi sette sammen en erfaringsbank i form av en blogg som oppdateres jevnlig.
For at bibliotekvirksomheten i den nye kommunen skal fortsette og samtidig styrke sin rolle som lokal kulturvikler, må det arbeides for å identifisere og definere problemstillinger som er relevant for å kunne fylle den tiltenkte rollen.
Vi ser for oss at prosjektgruppa får ytterligere fokus på å identifisere problemstillinger, vurdere løsninger og styrk prosessen med å fusjonere bibliotekene ved å gjennomføre sammenslåing med prosjektpenger fra NB. Erfaringer som skal deles med andre i bloggen. Vestfoldbibliotekenes felles bibliotekplan 2015-2018 har et tiltak som er «Sikre en innovativ bibliotekvirksomhet ved å igangsette forsøks- og utviklingsarbeid knyttet til nye samdriftsløsninger for bibliotekene i Vestfold». Bibliotekene som går inn i Nye Sandefjord må utvikle seg ved samdrift som et nytt bibliotek i en ny kommune, med fokus på gode løsninger til alle tre avdelinger, der vi arbeider for at 1+1+1 skal være mer enn tre.
Eksempler på forhold som må dokumenteres og vurderes, men ikke begrenset til:
• Problemstillinger som dukker opp underveis
• Åpningstider
• Arrangementer
• Samlingsutvikling
• Aktivitetsnivå
• Vaktplan ved fravær og ferier
Praktiske forhold
Gjennomføringa av å danne en ny kommune skjer trinnvis. Vi ser for oss at prosjektet skal ha en trinnvis gjennomføring, som følger kommunens vei til sammenslåing. Innholdet i kommunalområdet skal bestemmes, seksjoner må struktureres og roller skal fylles. Når dette er på plass skal innhold defineres. Derfor blir prosjektet også trinnvis, der kartlegging og dokumentering av de tidlige prosessene står først i fokus, før man på et senere tidspunkt starter med å definere innholdet og legge strategi for at Nye Sandefjord bibliotek skal være en kultur- og stedsutvikler. Sekundært vil vi også jobbe med å identifisere muligheter som er i Vestfoldbibliotekenes bibliotekplan 2015-2018.
Mange av forholdene vi skriver om over vil være områder som det vil være naturlig å kartlegge i en sammenslåingsprosess. Ved å gjennomføre prosjektet vil vi få mulighet til å forsterke prosessen og gå i dybden på de forskjellige forholdene som er avgjørende for at biblioteket i den nye kommunen skal få et styrka tilbud i alle tre avdelinger. Vi vil også få mulighet til å lage en erfaringsbank, som kan brukes som en strategi for kommuner som kommer etter.
Merknad: vi har valgt å ikke forankre søknaden i gjeldende planverk for noen av kommunene, fordi den nye kommunen skal ta stilling til nye planer etter en ny administrering av kommunalområdene.

En senere fase
I første omgang søker vi om prosjektpenger til ovennevnte prosjektbeskrivelse. Vi tror at vi til slutt vil sitte med spørsmål som krever endringsledelse som svar, og et ønske om å utvikle den nye organisasjonen videre, bl.a. med vekt på brukermedvirkning. Etter at grunnlaget for den nye kommunen er bygget, vil vi jobbe med organisasjonsutvikling og endringsledelse, og derfor bruke erfaringsbanken i et nytt prosjekt der vi fører dette prosjektet over i en ny fase.
Stikkord for andre fase er at vi ønsker å «utvikle og inkludere». Denne fasen vil vi ved en senere utlysning av utviklingsmidler vurdere å søke på.