Mandat

Mandat for gruppen av biblioteksystemleverandører i Norge

Mandatet ble vedtatt på møte i systemleverandørgruppen 19. september 2001. Endring i organisering vedtatt på møte i systemleverandørgruppen 19.september 2006. Spesifiert krav til referat vedtatt i møte 10. september 2008. Libriotech tatt opp som medlem 13. september 2011.

1 Formål

Gruppen er et åpent forum av biblioteksystemleverandører for utveksling av informasjon og drøfting av forhold av felles interesse. Gruppen skal ha et særlig fokus på oppgaver som krever felles beslutninger og/eller samordning. Hensikten er å fremme samspill på tvers av biblioteksystemene. Nasjonalbiblioteket og ABM-utvikling deltar også i gruppen med særlig ansvar for forhold knyttet til nasjonale standarder og nasjonal samordning på området.

Gruppen er en kanal som gruppens medlemmer i felleskap kan bruke for å fremme synspunkter og forslag overfor offentlige myndigheter, eventuelt felles informasjon overfor markedet.

Beslutninger gruppen kommer frem til er rådgivende ovenfor de aktuelle leverandører. Gruppen kan ikke pålegge en eller flere deltakere gjennomføring av tiltak. Beslutninger må fattes av medlemmenes styrende organer.

2 Organisering

Hver av deltakerne oppnevner en fast representant til gruppen. Ved behov kan institusjonene stille med flere representanter. Etter ønske fra gruppen kan andre interessenter inviteres til å delta i drøfting av bestemte saker.

Sekretariat og koordineringsansvar for gruppen går på omgang mellom medlemmene, og rullerer 1. august hvert år. Rulleringsrekkefølgen er som følger: Bibliotekservice AS, BIBSYS, Bibliotek-Systemer As, Bibliotekenes IT-senter AS, Reindex.no, Nasjonalbiblioteket, Libriotech, Bokbasen, Biblioteksentralen, Systematic, Tind, Bibliotek24. Sekretariatet har ansvar for innkalling til møter, utarbeidelse av dagsorden og eventuell kontakt mellom møtene. Saksliste med eventuelle dokumenter sendes deltakerne senest en uke før møter. Elektronisk forsendelse benyttes. Sekretariatet kan kontaktes via e-post: sekretariat@biblev.no.

Referatskriving går på omgang blant deltakerne. Møtetidspunkt og -sted for ett år framover avtales på møtene. Forslag til referat skal sendes systemleverandørgruppa innen 1 uke etter møtet. Endelig referat skal foreligge innen 2 uker etter møtet.

Gruppens nettside: http://www.biblev.no/ og e-postliste systemleverandorene@biblev.no driftes av Bibliotek-Systemer As.

3 Kostnader

Hver deltaker bærer sine egne reisekostnader o.a. i forbindelse med møter. Arrangøren av et møte stiller lokaler til disposisjon og serverer enkel lunsj.

4 Konfidensialitet

Referatene fra møtene er offentlig tilgjengelige. Gruppen kan bestemme at enkelte saker som tas opp på møtene skal behandles konfidensielt. Informasjon som går til markedet eller til andre offentlige eller private organisasjoner godkjennes av gruppen før offentliggjøring. I saker der en av partene havner i en interesse- eller habilitetskonflikt fratrer denne i møtet.