Verdifulle erfaringer med samskaping

Jens Ulrich og Øystein Stabell
Fra boka Biblioteket som samskaper (2020)

Biblioteket som samskaper har vært et ambisiøst prosjekt. Nye løsninger og tiltak har blitt skapt, og ute i de enkelte bibliotek og lokalsamfunn har det blitt generert ny verdi.

I dette kapittelet vil vi dele noen av erfaringene vi har høstet gjennom prosjektet. Dette skal vi gjøre ved å trekke ut elementer fra beskrivelsene av aktivitetene ved de enkelte bibliotekene. I tillegg formidler vi noen av erfaringene som har blitt diskutert gjennom hele prosjektforløpet.

Selv om rammer og vilkår har vært forskjellige for bibliotekene, ser vi mange felles erfaringer. Dette mønsteret av erfaringer presenterer vi tematisk i dette kapittelet.

Samskaping er en ny måte å jobbe på

Selv om mange umiddelbart vil si at samskaping ikke er en ny måte å jobbe på, har deltagerne erfart at når man for alvor begynte å jobbe på en samskapende måte, så var det i realiteten en ny og annerledes tilnærmingsmåte.

Bibliotekarer har vært vant til å ta imot initiativ fra innbyggerne, men som oftest har man imøtekommet disse initiativene med ferdige konsepter eller eksisterende tilbud. Med samskaping utvikles helt nye løsninger sammen med innbyggerne og lokalsamfunnet. Dette fører til en grunnleggende endring i hvordan bibliotekets forhold til omverdenen forstås. Det bibliotekfaglige gjør at man ofte er vant til å tenke på institusjonen innenfra-ut, altså fra organisasjonens synsvinkel. Med samskaping må man også kunne tenke biblioteket utenfra-inn. Dette er givende, men ikke enkelt. Det krever både trening og tilvenning.

En konsekvens av dette skiftet i bibliotekenes selvforståelse er at man nå skal møte innbyggerne i øyehøyde. Dette kan virke banalt, men i praksis kan det være vanskeligere enn man først antar. Å møte innbyggerne i øyehøyde betyr at bibliotekfagligheten får en annen plass enn før. I stedet for å tenke at en faglig løsning alltid er den beste, så skal man i samskapende relasjoner arbeide med en form for likeverd der det bibliotekfaglige kun er ett av mange verdifulle perspektiv. Dette krever også trening og tilvenning.

Det er ikke bare de ansatte som skal venne seg til at biblioteket arbeider på en ny måte. Det er også nytt for innbyggerne. Folk i lokalsamfunnet er vant til at biblioteket leverer tjenester og gjør sitt beste for å yte service til dem. Innbyggerne er ikke nødvendigvis vant til at de kan bli invitert inn som aktive deltakere i sentrale deler av bibliotekets virksomhet. Det gir seg blant annet utslag i at det kan være en utfordring å rekruttere personer å samskape med. Etter at det har blitt jobbet med å avklare forventinger, viser det seg allikevel at innbyggerne gjerne vil bidra og være en del av den samskapende prosessen.

I tillegg til utfordringene med å rekruttere personer å samskape med, erfarer vi også at det kan være forvirrende og uvant for innbyggerne at i denne sammenhengen kommer ikke biblioteket med løsningene, men med spørsmålene.

Bibliotekansatte er ofte vant til å finne løsninger kjapt. Får man en ny idé eller besluttes det sentralt i kommunen at man skal sette i gang med en ny aktivitet, så kan det iverksettes forholdsvis raskt. Når man skal involvere innbyggerne i de forskjellige leddene i prosessen, tar det ofte lengre tid enn man forventer. Innbyggerne bruker fritiden sin når de skal engasjere seg i biblioteket og dette setter begrensninger på hvor kjapt man kan gjennomføre samskapingsprosessene.

Erfaringene viser også at samskaping kan bli vanskelig hvis man skal leve opp til alle de velmente teoriene om hva samskaping egentlig innebærer. I deler av den norske og internasjonale faglitteraturen er det en tendens til å forholde seg veldig idealistisk til samskaping. I «Biblioteket som samskaper» har vi tatt utgangspunkt i en mer pragmatisk forståelse av samskaping. Det betyr at det er den konkrete oppgaven, konteksten og situasjonen som er retningsgivende for graden av samskaping. Noen ganger kan man starte en samskapingsprosess med store ambisjoner og andre ganger må man justere ambisjonsnivået. Det kan dessuten være lettere å ta de første skrittene ut i samskapende praksis når man har muligheten til å justere ambisjonsnivået opp eller ned etter behov.

Forventningsavklaring

Innbyggerne kan involveres på flere måter og på flere nivåer. Skal de for eksempel trekkes inn i utviklingen av bibliotekets profil, verdigrunnlag og samfunnsmessige rolle? Eller skal innbyggerne først involveres i utviklingen av nye løsninger eller aktiviteter? Er det kanskje først i fasen der aktivitetene skal realiseres, at innbyggerne inviteres inn? Og når innbyggerne så inviteres inn, er det for å ta reelle beslutninger eller kun for å inspirere bibliotekets ansatte når disse skal ta beslutninger?

Disse og mange andre spørsmål er det viktig å forholde seg til før man starter opp med samskaping. Det er ofte mer krevende enn man gjerne kan tro. Når man har funnet ut hvilket nivå man vil invitere til samskaping på, blir det helt sentralt at man får kommunisert det tydelig ut til innbyggerne man vil samskape med. Denne kommunikasjonsprosessen er ikke alltid helt enkel siden den kan avspores av forventninger basert på hva biblioteket pleier å gjøre, hva man som innbygger selv gjerne ønsker og hvilke erfaringer man tidligere har gjort seg med biblioteket.

En av de vanligste årsakene til at samskapingsprosesser mislykkes er at denne forventningsavklaringen ikke har blitt viet nok oppmerksomhet både i den innledende fasen og underveis i prosessen.

Samskaping kan kollidere med faglighet

Det kan være utfordrende når bibliotekansatte må balansere mellom sin bibliotekfaglige ballast og innbyggernes initiativ. Hva gjør man hvis løsningene eller tiltakene som blir foreslått ikke går overens med de faglige idealer som bibliotekansatte gjerne har? Når skal man holde fast på de faglige vurderingene? Når skal man inngå kompromiss? Når skal bibliotekansatte legge det bibliotekfaglige til side og støtte opp om forslag og ideer som kanskje strider imot den umiddelbare faglige forståelsen?

Erfaringene viser at det ikke finnes enkle eller entydige svar på disse spørsmålene. Noen ganger må man inngå kompromiss, andre ganger må man insistere på de faglige løsningene.
Imellom må man ved hjelp av den faglige ballasten sette rammene som de samskapende prosessene må holde seg innenfor. Andre ganger kan man bruke fagforståelsen til å sette ideene som innbyggerne bidrar med inn i en større sammenheng.

Når man har en faglig og profesjonell tilnærming kan det være vanskelig å ikke bruke denne til å komme med løsninger på utfordringene man til enhver tid har å hanskes med. Man er trent til å bruke faglig dømmekraft. Samtidig er man en del av en fagkultur som gjerne har veletablerte rammer. Det er innenfor disse rammene den faglige forståelsen forsøker å finne løsningene. Dermed kan det være vanskelig å ikke umiddelbart komme med faglig forankrede løsninger når man i realiteten ønsker å gjøre plass for andre verdifulle perspektiver og tilnærmingsmåter. Å stå i en åpen prosess der fagforståelsen bare er ett av flere perspektiver kan være vanskelig. På samme måte krever det tilvenning å holde prosessen åpen lenge nok til at problemet blir grundig utforsket fra alle vinkler, også fra de vinklene som ikke er forankret i bibliotekfaget.

Samskaping som ny fagkompetanse

Erfaringene har vist at hvis man skal lykkes med samskaping, krever det at man tilegner seg ny faglighet og ny kompetanse som kan supplere bibliotekfaget.

Først og fremst er det viktig at man makter å stå i en prosess. Man må kunne tilrettelegge for en rekke forskjellige typer prosesser. I den overordnede planleggingsfasen skal man for eksempel utarbeide en plan for en lengre arbeidsprosess. I tillegg gjelder det den konkrete planleggingen av for eksempel en workshop, et utviklingsseminar eller et innbyggermøte. Til slutt gjelder det også å kunne navigere i situasjoner som kan oppstå hvis de prosessene man hadde lagt til rette for viser seg å ikke være optimale eller blir utfordret av deltakerne.

I forlengelse av dette viste erfaringene fra prosjektet at man har lettere for å utsette samskapingsprosessene hvis den nye kompetansen ikke er helt på plass. Dette gjelder særlig hvis man involverer innbyggerne uhensiktsmessig mye. Mange har erfart at det kan være givende å involvere innbyggerne så tidlig som mulig i forløpet, men har samtidig bestemt seg for å utsette denne involveringen siden man ikke føler seg kompetent eller trygg nok. En viktig del av å lære seg samskaping er å ha kjennskap til – og erfaring med – en rekke forskjellige verktøy som kan brukes der det er behov for dem. Man skal kunne håndtere forskjellige metoder for tilrettelegging og man skal kjapt kunne velge hvilken metode som har størst verdi i enhver situasjon.

Det har også vist seg at det kan være givende å skille mellom to former for samskapingskompetanse. Den første er en type kompetanse som kan brukes i utvalgte prosjekt. Det er her snakk om en kompetanse som baserer seg på at man kan mestre en rekke metoder og verktøy som kan brukes i prosjekter man velger å tilrettelegge spesielt. Vi kaller dette å tilnærme seg samskaping som en metode. Den andre kompetansen er ikke forbeholdt utvalgte prosjekt, men blir den måten man som ansatt på et bibliotek hele tiden forholder seg til hverdagsmøtet med innbyggerne og relasjonen til lokalsamfunnet. En slik tilnærming betyr at man alltid vurderer om relasjonene man har med innbyggerne og andre aktører i lokalsamfunnet vil innby til samskaping. Noen ganger vil det vise seg å være relevant og givende, andre ganger ikke. Vi kaller dette å tilnærme seg samskaping som tenkemåte og kultur.

Forankring i ledelsen og organisasjonen

For å lykkes med samskaping er det avgjørende at man innad i organisasjonen har en felles
forståelse av samskaping. Man har ofte behov for å involvere ansatte i kommunen som ikke arbeider på biblioteket. Hvis de ressurspersonene man gjerne vil involvere ikke har en grunnleggende forståelse for samskaping, kan en slik felles tilnærming være vanskelig. Dersom man i organisasjonen opparbeider en felles forståelse for hva samskaping er og et felles språk som gjør det mulig å gå i dialog om samskaping, er sannsynligheten større for at disse ressurspersonene kan bidra positivt.

I prosjektet har man involvert deltakernes nærmeste leder og kommunaldirektørene fra deltakerens respektive kommuner. Poenget med dette var å ta et første skritt mot å skape eierskap for en samskapende tilnærmingsmåte i hele kommunen. Erfaringene viser at dette har vært en god satsing. Å involvere toppledelsen har gjort det lettere for bibliotekene og de bibliotekansatte å arbeide på tvers i kommunen. Å styrke samarbeidet på tvers i kommunen
kan være et premiss for å lykkes med samskaping. Da er det viktig at toppledelsen bidrar med de nødvendige rammebetingelsene.

Å involvere deltakernes nærmeste leder har sørget for at deltakerne i større grad har møtt forståelse for sine behov når det gjelder arbeidet med samskaping. Det er viktig at nærmeste leder er klar over hvilke utfordringer man som samskapende medarbeider kan støte på og hvordan man som leder kan imøtekomme behovene som oppstår.

Verdier deltakerne har opplevd ved samskaping

Erfaringer fra de forskjellige prosjektene viser at samskaping grunnleggende har vært en svært verdifull måte å arbeide på. Samskaping har hatt en positiv innvirkning på arbeidet med de deltagene bibliotekenes kjerneoppgaver og har løftet biblioteket som viktig samfunnsaktør- og utvikler. Samskaping har dermed ikke kun vært verdifullt for de ansatte og bibliotekene, men også skapt verdi for innbyggerne og lokalsamfunnene.

En generell erfaring som har kommet fram i de enkelte prosjektene er at det gjennom en samskapende tilnærming har blitt skapt både ny og større verdi enn man kunne skapt alene. Samskaping har bidratt til både innovative tiltak og tiltak som er relevante både for innbyggerne og lokalsamfunnet.

En viktig grunn til den økte verdiskapingen er at de bibliotekansatte i større grad enn tidligere har klart å få et utenfra-inn-perspektiv på biblioteket. Man har klart å vektlegge innbyggernes reelle behov i stedet for å ta utgangspunkt i egne forestillinger om hva lokalsamfunnet trenger. Når innbyggerne har vært involvert i utviklingen av biblioteket og aktivitetene der, så har man også klart å skape et lokalt eierskap som må til for å gjøre biblioteket best mulig.

En annen vesentlig forklaring på at verdiskapingen har økt, er at man har klart å involvere innbyggerne som ressurs og ikke utelukkende noe man skal bruke ressurser på. Mange av de prosjektene som er gjennomført kunne ikke blitt realisert hvis innbyggerne ikke hadde bidratt med sin arbeidskraft, kreativitet, ideer og kunnskap.

En del av prosjektene har handlet om å gjøre bibliotekene til et lokalt fellesskap for innbyggerne i kommunen. De har funnet måter å bruke biblioteket på som både innbyggere, ansatte og ledere umiddelbart opplever som viktig. Det har i flere sammenhenger vist seg at biblioteket på denne måten har bidratt til å møte et behov som tidligere ikke har blitt tilstrekkelig vektlagt. Samskaping har vært en viktig arbeidsmetode, kanskje til og med den mest effektive metoden, når lokale fellesskap skulle utvikles og støttes.

Ungdom har generelt vært en krevende gruppe å engasjere i bibliotekene. Mange av de lokale samskapingsprosjektene har fokusert på ungdom spesielt. Disse prosjektene har i stor grad også lykkes med å involvere ungdom. En viktig erfaring her er at ungdom har særlig stort behov for involvering og medbestemmelse hvis de skal engasjere seg.

Samskapingsprosjektene har ført til at deltakerne har tilegnet seg ny kompetanse som gjør at de kan lykkes med samskapende relasjoner. Man er ikke nødvendigvis ferdig med å tilegne seg samskapingskompetanse, men prosjektene har vært en god begynnelse.