Utlån og betjening
God betjening og kvalitet på rutinene gir grunnlag for en effektiv arbeidshverdag og gode tjenester til lånerne.
En ryddig skranke med god bokflyt er viktig. Gode rutiner her reduserer risikoen for at personlig informasjon kommer på avveier. Hvilke bøker en annen låner har lånt skal også regnes som personlig informasjon, og er taushetsbelagt.
Bøker krever plass, både på veien ut av og tilbake til biblioteket. Hvis du har 20.000 utlån i året og 200 åpningsdager, utgjør det 100 bøker hver vei, hver arbeidsdag, over skranken. Det bør ikke være mye annet på skranken som kan forstyrre disse funksjonene. Skranken skal ikke være stedet for å stille ut bøker eller presentere et bredt utvalg av brosjyrer
Ved skranken bør du ha rom til 1-2 traller for bøker som er på vei tilbake til hyllene. Noen lånere plukker herfra, fordi de er nysgjerrige på nylig innleverte bøker. Du må også ha andre tydelige soner som er avgrenset og merket, og er uten fare for forveksling:
- reserverte bøker som det ennå ikke er sendt ut hentemeldinger om
- reserverte bøker som det er sendt hentemeldinger om
- bøker som skal til magasinet
- bøker som skal repareres
Har lånerne dine mulighet for å levere bøker utenfor åpningstid? I en innleveringskasse, eller i en annen skranke? For bibliotekbrukere er dette god service. Det er også viktig med god, oppdatert informasjon om slike innleveringsmuligheter.
Lånetid
Vanlig lånetid for bøker i de fleste bibliotek er en måned. Bibliotek har ulike rutiner for hvor raskt etter forfallsdato de sender ut purringer. Vanlig praksis er at bøker med venteliste purres rett etter forfallsdato, mens andre lån gjerne får en bufferperiode før det sendes ut varsel. I dag sendes purringer med epost og SMS, forutsatt at dere har lagret disse opplysningene i lånerregisteret.
For å øke omløpshastigheten på populære titler, kan du ha ei hylle med hurtiglån/ukeslån. I tillegg til å være et godt tilbud for publikum, vil hurtiglån også følge opp på målsettingen om «aktualitet» i bibliotekloven. Hurtiglån krever at du legger inn noen egne rutiner i systemet for kortere lånetid og raske purringer.
Utlånsautomat
Avsnittet over handler om betjent utlån over skranke. Stadig flere bibliotek tar i bruk selvbetjente utlånsautomater, enten som en del av arbeidet med å etablere meråpent bibliotek eller for å frigjøre arbeidstid i skranken.
En utlånsautomat er en kostnad, men det er mange positive sider ved å ha en slik automat; du får frigjort tid til lånerveiledning og andre oppgaver og stadig flere lånere verdsetter selvbetjening. I meråpne bibliotek er utlånsautomat en nødvendig forutsetning.
Spørsmål å tenke igjennom dersom dere skal skaffe utlånsautomat:
Hvilke rutiner i biblioteket bør endres?
Skal dere fortsatt ha en betjent skranke, frittgående bibliotekarer som veileder ved automatene, eller begge deler? Skal dere ha en ren informasjonsskranke, mens utlån og innlevering skal ordnes ved automatene? Ettersom formålet med automaten er selvbetjening, må den være enkel å forstå. Noe av dette må gjøres på skjermen, men det er også nødvendig med enkle, tydelige rutiner og veiledningstekster ved siden av maskinen. Den skriftlige veiledningen dere lager bør inneholde noe om normaltilfeller og noe om unntakstilfeller der man må henvende seg til personalet. Når biblioteket er betjent bør personalet være til stede, og veilede ved behov.
Hvilken modell skal dere velge, og hvor godt snakker den med biblioteksystemet?
Det kan være hensiktsmessig å anskaffe utlånsautomat i sammenheng med bytte av biblioteksystem, innføring av meråpent bibliotek eller overgang til RFID.
Hvor i rommet skal utlånsautomaten stå?
En utlånsautomat krever plass; køplass/armslag, benkeplass og oppstillingsplass for de innleverte bøkene. Det er nødvendig med gode bokflyt-rutiner rundt automaten. Tilstrekkelig plass på boktraller, eventuell lånerstyrt sortering og jevnlig tømming av traller.