Samlingsutvikling

Som ny biblioteksjef bør du bruke litt tid på å bli kjent med bibliotekets mediesamling. Deretter er det tid for å legge en plan for utvikling og vedlikehold av samlingen. 

Samlingsutviklingsplan

En samlingsutviklingsplan kan være et godt verktøy, og bør omfatte både fysiske og digitale medier. En slik plan kan være til hjelp når dere skal prioritere både formidling, innkjøp og kassering. Planen bør si noe om profilen biblioteket skal ha, og bør evalueres mot statistikk for utlån, omløpshastighet, fjernlån m.m.

Elementer som bør være med i en samlingsutviklingsplan: 

  • Samlingsprofil 
  • Bestandsmål 
  • Innkjøp  
  • prioritering av budsjett mellom satsingsområder, avdelinger og delsamlinger 
  • innkjøpsrutiner 
  • Kassering – mål, rutiner

Der medievalg dreier seg om enkelttitler og kvalitet, dreier samlingsutvikling seg i stor grad om emner, grupper av titler og om kvantitet.  

Bokvalg  

Bokvalg og innkjøp er en kjernefunksjon i et bibliotek. Målet er å bygge opp en basissamling som ivaretar biblioteklovens krav om kvalitet, allsidighet og aktualitet, og tilpasse denne best mulig til lokalsamfunnets behov.

I arbeidet må du balansere mellom ulike interesser og delsamlinger. Det er et forsøk på å tolke hva lånerne dine vil ha og et forsøk på å gjette hva ikke-lånerne ville satt pris på, hvis de kom innom biblioteket.  

Her er noen gode råd: 

Ha et fast bokvalgs-tidspunkt og regelmessige bestillinger. Hver uke eller hver 14. dag?

Bruk en hovedleverandør som gir deg samlefakturaer. 

Spør økonomiavdelingen om hjelp til å lage gode rutiner. 

Lag et skyggeregnskap for bestillingene, så blir du ikke overrasket. 

Fordel mediebudsjettet ditt på avdelinger og delsamlinger. Ta utgangspunkt i utlåns-statistikken. Hvis barnebøker utgjør 60 % av utlånet ditt, bør det gjenspeiles i innkjøpet.

Husk å ta høyde for kulturfondbøkene som kommer, men balanser det mot forventet etterspørsel. Noen ganger bør du kjøpe inn ekstra eksemplar i påvente av k-fond-eksemplar.    

Etter at du har blitt litt bedre kjent med samlingen, er det lurt å lage en samlingsutviklingsplan, og bruke denne aktivt som et verktøy. 

Fordel gjerne ansvaret for ulike delsamlinger til kollegaer med ulik kompetanse og interesser.  

Du trenger ikke å kjøpe alt du får spørsmål om. Fjernlån er en del av tilbudet til lånerne, men du bør alltid vurdere innkjøp av materiale som fortsatt er tilgjengelig for salg når du blir bedt om å låne inn noe dere ikke har i samlingen. Dette er et av hovedprinsippene i retningslinjene for fjernlån.  

Noen ganger kan man vente med å kjøpe en bok til noen spør etter den. («Just in time», i stedet for «just in case») 

Den profilen bibliotekets samlinger (og program) får gjennom å speile lokalbefolkningens interesser og behov skal du være bevisst på og åpen om. Den er med på å gjøre ditt bibliotek unikt og tilpasset ditt publikum.  

Et alternativ til å kjøpe inn selv, er å benytte en leverandør til å gjøre innkjøpene for deg. Biblioteksentralen tilbyr ulike bokpakker og gjør innkjøp på dine vegne. På den måten sparer man arbeidstid. I så fall må du i tillegg gjøre en innsats for å skaffe lokal litteratur, og annet materiale som er relevant i kommunen din. 

Omløpstall 

Omløpstallet er en indikator som viser deg hvordan mediene blir brukt. Det beregnes normalt som antall førstegangsutlån i løpet av et år delt på antall medier i samlingen.  

Det er stor variasjon i omløpstallene. Det er vanlig at store bibliotek har høyere omløpstall. Små bibliotek må ha en minimumsbredde i medieutvalget uavhengig av utlånet, og dette gir lavere omløpshastighet. Det er også vanlig at omløpet er ujevnt fordelt i det enkelt biblioteks delsamlinger. Blant annet har barnebøker ofte høyere omløpshastighet enn voksenbøker. 

Vi anbefaler at du tar ut årlige tall for bestand og utlån i delsamlingene slik at du har god oversikt over hvordan omløpstall og utlån utvikler seg. Dette vil vise deg hvordan samlingen og utlånet har endret seg over tid. Disse analysene er også tilgjengelige fra nettstedet bibstat.no.

Her kan du se en eksempelkommune: Grong i Trøndelag

SKJØNNLITTERATUR ETTER BRUKERNIVÅ – BESTAND, UTLÅN OG NETTO OMLØPSHASTIGHET. Her kan du se en eksempelkommune: Grong i Trøndelag

Kassering  

Kassering er å systematisk fjerne materiale fra biblioteket, ut fra faste kriterier og skjønnsmessige vurderinger. Kassering er viktig for at bibliotekene skal opprettholde en samling som er levende, relevant og nyttig. Hovedregelen for etablerte boksamlinger er å kassere like mye som tilveksten. Mange små bibliotek har for store boksamlinger, og bør derfor kassere mer enn de legger til i samlingen (negativ tilvekst). 

Bibliotekloven sier ingenting om samlingens størrelse. IFLA anbefaler imidlertid to til tre bøker per innbygger. Dette må kun regnes som en generell anbefaling som gjelder uansett land. Ingen etablert boksamling bør inneholde mindre enn 2500 bind. Og på grunn av kulturfondordningen i Norge er det rimelig å doble minimumssamlingen. 

Hovedkriteriene for kasseringen er:  

  • bokas utseende og fysiske tilstand 
  • om boka er faglig relevant og innholdet er oppdatert  
  • om boka er en del av aktiv samling, eller om den har stått i ro i flere år uten å bli lånt ut 

Til hjelp i kasseringsarbeidet har vi Håndbok i samlingsutvikling for bibliotek – CREW (2018) som legger til rette for systematisk kassering. Den er opprinnelig fra USA, og er oversatt og bearbeidet til norske forhold av Buskerud fylkesbibliotek.   

CREW-manualen kommer med seks grunner til kassering: 

  1. Spare plass. Stappfulle hyller er ikke attraktivt, og det er upraktisk. Med plass i hyllene blir det lettere å stille ut bøker. Mange hyller gir mindre plass til annen aktivitet.  
  2. Spare tid for alle. Det går raskere å finne frem til og sette på plass bøkene. Vedlikehold av samlingene og vasking av hyller blir enklere. 
  3. Mer tiltalende samling. Samlingen blir mer aktuell, relevant og nyttig for brukerne. 
  4. Bedre bibliotekets omdømme. Du skaper tillit blant publikum med oppdatert innhold.  
  5. Oppdatert på hvilke behov samlingen har. Ved kontinuerlig kassering får du mer kunnskap om den totale samlingen.  
  6. Informasjon om samlingens styrker og svakheter. Du får større fokus på samlingen, og kan lettere planlegge for samlingens fremtidige retning. 

Gi bort bøkene?

Kanskje du lurer på om andre bibliotek trenger de bøkene du kasserer?  

Nasjonalbibliotekets avdeling Depotbiblioteket tar imot bøker for å være en sentral fjernlånsleverandør for hele landet. På nettsiden https://www.nb.no/jatakk kan du undersøke om NB trenger den boka du skal kassere. Du bør bruke «Jatakk» regelmessig, men etter hvert som du får erfaring med hvilke typer bøker de sier ja til, trenger du ikke sjekke hver eneste bok. Bøkene må ha ISBN-nummer for at tjenesten skal kunne vurdere dem. Bøker uten ISBN, må sjekkes mot Depotbiblioteket. 

Facebook finnes gruppa «Bibliotekenes bytteside». Der kan du både gi og få bøker. Også her vil du etter hvert få erfaring med hva som er etterspurt, og hva det er overskudd av i biblioteknettverket. 

På epost mellom biblioteksjefene i eget fylke kan du også gi bort overskuddsbøker. Men denne kanalen passer best for større serier og verk. 

Vi vet at de fleste bibliotek har noe svinn i tillegg til planmessig kassering. Det er viktig at du lager deg en rutine for å registrere svinn og fjerne eksemplarene fra katalogen etter en viss tid.  

Mange bibliotek selger kasserte bøker for en billig penge. Det kan være fint å bidra til at bøkene får et nytt liv, men du må vurdere om disse boksalgene krever mer tid enn de gir utbytte. Du kan uansett ikke regne med at alt du kasserer er salgbart.  

Kildesortering 

Når dere kasserer litt innimellom eller kaster en bok som er ødelagt, så er det naturlig å rive innmaten ut av permen og kaste papiret i papiravfallet, mens den plastrede permen går i restavfallet.  Dersom det dreier seg om en veldig stor og omfattende kasseringsjobb, der dere skal kaste tusenvis av bøker på kort tid, bør dere vurdere tidsbruken og nytten av slik sortering. I slike tilfeller kan man bestille en container og hive alle bøkene samlet i den. Det kan være nyttig å søke råd hos kommunens driftsteam eller den lokale avfallsbedriften. 

Om plastede og forsterkede bøker  

Om bibliotekbøker skal plastes eller ikke er en aktuell diskusjon med tanke på bærekraft og økonomi. Mange bibliotek har sluttet å plaste bøker de siste årene. 

I bibliotek har tradisjonelt mange av bøkene blitt beskyttet med forsterkende bokplast på omslaget. Du må tenke gjennom hvilke bøker som eventuelt trenger å forsterkes. Alle bøkene trenger det ikke, og det er viktigst å forsterke bøker dere regner med å låne ut mange ganger. 

Dersom dere velger å fortsette med hovedsaklig plastede bøker, anbefaler vi at dere kjøper bøkene ferdig plastet, i stedet for å bruke tid på dette selv. Det er viktigere at biblioteket har tid til formidling og brukerkontakt, enn at dere sparer noen kroner på å sitte med bokplastrullen i såkalt «ledige» stunder.  

Kulturfondbøker  

Innkjøpsordningen for litteratur er en statlig støtteordning for norske bokutgivelser. Ordningen administreres av Kulturdirektoratet som kjøper inn nye bøker og sender dem videre til norske folke- og skolebibliotek.  

Mediebudsjettene i kommunene har i stor grad stått på stedet hvil mens prisene har økt og medietypene har blitt flere. Kulturfondet har derimot blitt indeksregulert, og kulturfondordningene har dermed relativt sett blitt viktigere for innholdet i norske folkebibliotek. I 2023 utgjorde disse ordningene mer enn halvparten av boktilveksten i norske folkebibliotek. 

Ordningen består av åtte ulike statlige innkjøpsordninger og ble revidert i desember 2020:  

  1. Norsk skjønnlitteratur for voksne – automatisk innkjøpsordning 
  2. Norsk skjønnlitteratur for voksne – selektiv innkjøpsordning
  3. Norsk skjønnlitteratur for barn og unge – automatisk innkjøpsordning
  4. Norsk skjønnlitteratur for barn og unge – selektiv innkjøpsordning 
  5. Norsk sakprosa for voksne 
  6. Norsk sakprosa for barn og unge 
  7. Oversatt litteratur
  8. Tegneserier

Den første av ordningene ble opprettet i 1965, den omfattet voksen skjønnlitteratur, og var en viktig del av grunnlaget for å etablere Norsk kulturfond og Norsk kulturråd samme år. Formålet var å øke salget av norske bøker, og skape bedre inntekter for forfatterne. I tillegg får alle tilgang til de nye bøkene gjennom folkebibliotekene. Innkjøpsordningen for barnelitteratur kom i 1978, og sakprosaordningen kom i 2005.  

Siden desember 2014 har også e-bøker vært en del av innkjøpsordningen. Det betyr at en andel av de bokeksemplarene som kjøpes inn, leveres til bibliotekene og lånerne/leserne gjennom bibliotekenes e-bok-apper. (Mer om e-bøker i et senere avsnitt). Det betyr at e-bok-appen blir en enda viktigere del av ditt samlede tilbud til lånerne dine.  

Biblioteksentralen er Kulturrådets distributør, og de pakker og sender ut bøkene puljevis til alle landets folkebibliotek utover året. Biblioteksentralen har oversikt over puljene på sine nettsider, slik at man kan se hvilke titler som kommer. En fordelingsnøkkel basert på kommunenes innbyggertall bestemmer hvor mange sett av hver pulje folkebibliotekene får tilbud om å motta. 

Innkjøpsordningene er viktige for både forfatterne, forlagene. bibliotekene og leserne. De sikrer leserne tilgang til en variert samling bøker i folkebibliotek i hele landet.   

Bøkene tas imot og behandles på samme måte som bøker du selv har kjøpt inn. Noen titler vil du kjøpe inn flere av, for at ikke ventelistene skal være for lange. Folkebibliotekene plikter å ivareta og gi tilgang til kulturfondbøker de mottar i minst fem år. Utgivelsesåret regnes som første år. 

Kulturfondbøkene leveres til folkebibliotekets adresse, og det er kommunene som er mottakere av kulturfondsett. Kommunene kan bestemme om de ønsker å dele, bytte eller gi bort sett til skolebibliotek, andre institusjoner eller kommuner. Kommunene kan også samarbeide med fylkesbiblioteket om en eventuell omfordeling av sett. Bibliotekene får flere eksemplarer av barnebøkene, og dere bør tenke gjennom hvordan disse best skal fordeles mellom filialer og skolebibliotek i kommunen. 

Bibliotekene kan selv velge om de vil motta kulturfondbøkene ferdig plastet eller ubehandlet. Dere betaler Biblioteksentralen for plasting av kulturfondbøker jf. diskusjon over om plasting.  

For at bøkene i innkjøpsordningene skal finne sine lesere må vi jobbe aktivt med formidling. Det står mer om formidling av kulturfondbøkene i kapittel 4 om formidling.  

Les mer om kulturfondbøker 

Kulturfondstafetten

Formidlere fra hele landet har laget videoboktips der de formidler litteratur fra Kulturrådets innkjøpsordninger. Filmene kan brukes i bibliotekenes digitale formidling. Vi har også laget syv lesersørvisbrosjyrer som kan lastes ned, skrives ut og deles ut på ditt bibliotek.

Bokgaver 

Du vil sannsynligvis oppleve at noen vil gi bøker i gave til biblioteket. En liten eller en stor bunke. 

Vårt råd er å være selektiv. Du har lov til å avvise det som ikke virker relevant. Og når du tar imot gaven, må du ta et tydelig forbehold om at de kanskje ikke havner i samlingene. Bøkene dere får kan dere bruke som en utvidelse av samlingen, eller dere kan bytte ut slitte eksemplarer. Dere kan også selge dem sammen med kasserte bøker. Mange givere setter pris på at bøkene kommer til nytte i videre sirkulasjon. 

Problemet med gaver er at de stort sett inneholder bøker som låneren regner seg ferdig med. Og da har de kanskje gått ut på dato for andre lånere også? Men det kan selvsagt variere. Hvis du aldri hadde råd til å kjøpe alle bøkene av alle de svenske krimforfatterne, blir du og lånerne selvsagt glade for ei 6 år gammel bok.  

Disse rådene er basert på hverdagen i små og mellomstore bibliotek, hvor du sannsynligvis ikke har budsjett til å kjøpe alle nye bøker som etterspørres. Hvis du arbeider på et forholdsvis stort bibliotek, så har du nok mindre nytte av de vanligste bunkene med bokgaver.