Kommunale planer

For å utvikle bibliotektilbudet og oppfylle biblioteklovens krav i din egen kommune, må du vite hvordan kommunen fungerer politisk og administrativt.

Kommunale planer

Alle kommuner skal ha en kommunal planstrategi som rulleres hvert 4. år. Kommunal planstrategi er en oversikt over planbehov i kommunestyreperioden. I planstrategien tas det stilling til om kommuneplanen skal revideres helt eller delvis, eller om den eksisterende kommuneplanen bare videreføres. Planstrategien er viktig for langsiktig kommunal planlegging. 

I kommunen din finnes det en kommuneplan som består av to deler: en samfunnsdel og en arealdel, – og det er særlig samfunnsdelen som har relevans for biblioteket.

Kommuneplanens samfunnsdel er kommunens overordnede styringsdokument for langsiktig, bærekraftig planlegging, og skal være førende for alle andre delplaner eller fagplaner. Dersom din kommune har en egen kulturplan og/eller en egen bibliotekplan, så er de forankret i kommuneplanens samfunnsdel. Det er derfor viktig å ha lest kommuneplanens samfunnsdel, for den vil ha målsettinger som du kan være med på å oppfylle via folkebibliotektjenesten i kommunen. 

Økonomiplan og årsbudsjett er den mest konkrete delen av det kommunale plan- og styringsverket. Økonomiplanen er fireårig, mens budsjettet er ettårig. Disse dokumentene vedtas politisk som regel samtidig i november/desember. Fireårsperspektivet gjør kommunens virksomhet mer forutsigbar.

I mange kommuner starter kommende års budsjettarbeid allerede på våren, for eksempel med en budsjettkonferanse for politikerne, hvor kommunalsjefene presenterer målsettinger og utfordringer for neste år. Føringene som politikerne kommer med i etterkant av budsjettkonferansen, vil være styrende for administrasjonens videre arbeid med kommende års budsjettforslag. Dersom du ønsker å få mer ressurser til biblioteket ditt, så må du spille inn dette til egen kommunalsjef/administrasjon så tidlig i prosessen som mulig. Finn ut hvordan prosessen foregår i din kommune.    

Årsregnskap og årsberetning utarbeides av administrasjonen i første kvartal, og vedtas politisk. I de fleste kommuner deltar alle kommunalområder/-sektorer i dette arbeidet og bes om å skrive litt om sin virksomhets måloppnåelse for foregående år. Det er derfor lurt å lese noen gamle årsmeldinger fra din kommune, for å få inntrykk av hvordan bibliotekets plass i plandokumentene er og hvordan utviklingen har vært. 

I løpet av året utarbeides det som regel kvartalsrapporter eller tertialrapporter som skal vise hvordan kommunen ligger an til å nå målsettingene i budsjettet, både de økonomiske målene og mål knyttet til ytelser og tjenesteutvikling. Disse rapportene legges fram for bystyret/kommunestyret og det er gjennom disse du også kan få justert budsjett eller mål dersom det er nødvendig.    

Økonomiplan og årsbudsjett inngår i årshjulet, sammen med regnskap, årsrapport, tertialrapporter og eventuelt noen budsjettforberedende prosesser. Uttrykket årshjul peker på at planlegging, gjennomføring og evaluering skal være en løpende prosess med flere etapper gjennom året.  
 
Nedenfor ser du et eksempel på årshjul, hentet fra Verdal kommune.  

Under pandemien ble det tydelig at bibliotekene i liten grad var inkludert i kommunenes beredskapsplaner. Avklar med din leder hvilken rolle biblioteket skal ha under ulike kriser.

I tillegg til de statlige og kommunale planene er det også fylkeskommunale kultur- og bibliotekplaner og strategier som har interesse for biblioteket. Sjekk nettsidene til din egen fylkeskommune, eller spør fylkesbiblioteket.  

Her er to nettressurser om kommunal planlegging : 

• Kommunal planlegging kommunetorget.no 
• Økonomiplan og årsbudsjett, regjeringen.no