Arrangørkompetanse
Planlegging og gjennomføring av vellykkede arrangementer krever forberedelser og god organisering.
Det er lurt å planlegge program for et halvår av gangen. Da er det lettere å få et helhetsbilde av ulike målgrupper, brukergrupper og programtyper. Samtidig er det lurt å ha åpenhet og rom for noen idéer og forespørsler som kan komme underveis. Husk også at du kan variere mellom lavkost- arrangement og noe mer påkostede arrangement.
La forfatteroppdrag gå gjennom Norsk forfattersentrum og bruk deres satser for honorar. Lag skriftlige avtaler og hvorvidt de f.eks. skal omfatte strømming og hvilke rettigheter biblioteket har til opptak i etterkant. Momenter til avtale finnes hos Norsk Forfattersentrum
Noen tips til gjennomføring av arrangement
Finn det beste stedet for akkurat dette arrangementet. Noen ganger kan det være lurt å bruke en annen arena enn biblioteket.
Hold tiden! Det er en del av kontrakten med publikum.
Etter arrangementet er det en god idé å legge ut bilder på sosiale medier, som framhever det beste fra arrangementet.
Det er lurt å lage en kjøreplan for arrangement, som alle involverte får tilgang til. Kjøreplanen bør inneholde :
- Navn og kontaktinformasjon til alle involverte.
- Tidspunkt for oppmøte, lydprøve, publikumsinnslipp.
- Hva som skal være på scenen; bord, stoler og for eksempel vann til aktørene.
- Hva som er avtalt om matservering og eventuell overnatting for utøveren.
- Markedsføring
Hvis du har en enkel lunsjbokprat med 3-8 gjester, kan du selv ha rollen som vertskap.
På større arrangement kan det være praktisk å dele oppgavene i arrangementet på flere personer: teknisk vert (lyd og bildeteknikk), konferansier og publikumsvert. Hvis dere ikke er så mange ansatte på biblioteket ditt, bør du alliere deg med frivillige eller foreninger for å fylle noen av disse rollene.
Dersom du trenger eksempelvis opplesere, møteledere eller intervjuere til ulike arrangement, er det smart å knytte til seg samarbeidspartnere for langsiktige felles interesser. Kanskje du har en norsklektor blant lånerne som gjerne vil bli brukt som samtalepartner til forfattersamtaler?
Nordland Fylkesbibliotek har utviklet en serie brosjyrer til hjelp og inspirasjon til folkebibliotekene som har ønske om å utvikle sine bibliotektjenester. Her finner du blant annet en steg-for-steg-guide til hvordan biblioteket kan gjennomføre et arrangement:
Refleksjonsspørsmål:
Hvis du har hatt arrangement som var gode eller mindre vellykket: Hva tror du var grunnen til at det gikk bra, eller motsatt, ikke gikk så bra?