Budsjett og økonomistyring

Budsjett og økonomi i søknadsfasen – prosjekteiers ansvar

Budsjett og regnskap er viktig i alle prosjekter, både for å ha oversikt over hva man trenger av økonomiske midler og ressurser når man skriver prosjektsøknaden, men også gjennom prosjektperioden slik at det blir lettere å rapportere når prosjektet er ferdig.

Det er viktig å lese vilkårene i utlysningen for ordningen du skal søke midler fra. Her vil det stå hvor mye av prosjektfinansieringen tildelingen kan dekke, og hvor mye biblioteket må bruke av egne midler. Her vil det også stå om egenandelen må være økonomiske midler som penger, eller om det kan være arbeidstid eller dugnadsarbeid.

Det er mulig å søke om prosjektmidler fra ulike finansieringskilder. Søker du om midler fra både Nasjonalbiblioteket og for eksempel Sparebankstiftelsen, må det komme tydelig frem hva de ulike midlene skal brukes til, slik at det ikke blir dobbeltfinansiering. Det er også viktig å skrive om midlene er søkt om eller allerede bevilget. Hvis prosjektet allerede har fått bevilget prosjektmidler til deler av prosjektet, er det en styrke for søknaden din. Det viser at flere har tro på prosjektet, og at prosjektet har en solid finansiering.

Hvis prosjektet ditt ikke er gjennomført slik som beskrevet i prosjektskissen, kan du risikere at deler av tildelingen blir trukket tilbake. Det er derfor viktig å få godkjent større endringer eller forsinkelser av de som har tildelt midlene.

Hvor mye tid skal vi bruke på prosjektet?

Ofte kan egeninnsats inngå i egenandelen biblioteket må bidra med i prosjektet. Det er ikke alltid like lett å vurdere hvor mye tid man kommer til å bruke, men som regel blir det brukt mer tid på prosjektet enn først antatt. Husk å inkludere planlegging, møtevirksomhet, gjennomføring av oppgaver og rapportering i antatt tidsbruk.

Økonomi i gjennomføringsfasen – prosjektlederens ansvar

Før du setter i gang med aktivitetene i prosjektet, må du se igjennom budsjettet som ble satt opp i søknaden. Fikk prosjektet tildelt alle midlene det søkte om, eller må det justeres ut fra tildelingen? Bruk av midler må være i tråd med budsjettet. Eksempler på utgifter kan være kjøp av tjenester, utstyr eller lønnsutgifter. Prosjektet kan også ha en egenandel, som må med i budsjettet og ikke minst regnskapet.

Det er prosjektleder og prosjektgruppa som disponere prosjektmidlene i tråd med budsjettet og prosjektplanen. Hvis det skjer endringer, tar prosjektleder kontakt med prosjekteier og får godkjent endringene. Dersom prosjektet har en styringsgruppe, vil prosjekteier avklare endringene med styringsgruppa. Prosjektleder og prosjekteier må kommunisere godt underveis i prosjektet og gjerne ha faste statusmøter om økonomi og fremdrift.

Avklar også hva som er forventet av rapportering på økonomi underveis i prosjektet. Som nevnt tidligere, er det viktig å ha et prosjektnummer som legges til alle fakturaer og lønnsdisposisjoner som gjøres i prosjektet. Dette bidrar til at det er enklere å ta ut økonomirapporter underveis i prosjektet og til sluttrapporten. Avklar også hvem som har mulighet til å føre utgifter på prosjektet.

Når alle endringer og avklaringer er gjort, setter prosjektleder opp et endelig budsjett i tråd med budsjettet i prosjektsøknaden, som biblioteket har fått bevilget midler til. Budsjettet godkjennes av prosjekteier eller styringsgruppa.

I tillegg til at regnskapet blir ført i organisasjonens økonomisystem, bør prosjektet føre skyggeregnskap. Da er det enklere å holde fortløpende oversikt over utgiftene i prosjektet. Hvis du setter opp et regnskap med de samme postene som i budsjettet, vil du på en enkel måte ha status på økonomien i prosjektet, samt ha et ferdig regnskap når prosjektet avsluttes. Det kan være lurt å ha kontakt med en økonomimedarbeider eller prosjekteier for å avklare hvordan regnskapet føres, og at prosjektleder får oppdatert informasjon om fakturaer og andre utgifter som føres på prosjektet. Et skyggeregnskap er også fint å kunne legge ved, hvis regnskapet skal til revisjon før det kan legges ved sluttrapporten.

Økonomi og tidsbruk etter prosjektet er slutt – prosjekteiers ansvar

I et prosjekt som er eksternt finansiert vil ikke økonomiske behov eller tidsbruk gå ut over daglig drift av biblioteket. Men når prosjektet avsluttes og det overføres til drift, er de økonomiske og tidsmessige behovene for videreføring svært viktige. Hvis disse ikke er godt nok kartlagt allerede i planleggingsfasen kan det føre til at prosjektet dør når finansieringen tar slutt. Er du usikker på hvordan ditt prosjekt vil klare overgangen? Gå tilbake til oppstartfasen og legg det inn i beregningen før du skriver en søknad.