Budsjett og regnskap er viktig i alle prosjekter, både for å ha oversikt over hva man trenger av økonomiske midler og ressurser når man skriver prosjektsøknaden, men også gjennom prosjektperioden slik at det blir lettere å rapportere når prosjektet er ferdig.
Det er viktig å lese vilkårene i utlysningen for ordningen du skal søke midler fra. Her vil det stå hvor mye av prosjektfinansieringen tildelingen kan dekke, og hvor mye biblioteket må bruke av egne midler. Her vil det også stå om egenandelen må være økonomiske midler som penger, eller om det kan være arbeidstid eller dugnadsarbeid.
Det er mulig å søke om prosjektmidler fra ulike finansieringskilder. Søker du om midler fra både Nasjonalbiblioteket og for eksempel Sparebankstiftelsen, må det komme tydelig frem hva de ulike midlene skal brukes til, slik at det ikke blir dobbeltfinansiering. Det er også viktig å skrive om midlene er søkt om eller allerede bevilget. Hvis prosjektet allerede har fått bevilget prosjektmidler til deler av prosjektet, er det en styrke for søknaden din. Det viser at flere har tro på prosjektet, og at prosjektet har en solid finansiering.
Hvis prosjektet ditt ikke er gjennomført slik som beskrevet i prosjektskissen, kan du risikere at deler av tildelingen blir trukket tilbake. Det er derfor viktig å få godkjent større endringer eller forsinkelser av de som har tildelt midlene.
Ofte kan egeninnsats inngå i egenandelen biblioteket må bidra med i prosjektet. Det er ikke alltid like lett å vurdere hvor mye tid man kommer til å bruke, men som regel blir det brukt mer tid på prosjektet enn først antatt. Husk å inkludere planlegging, møtevirksomhet, gjennomføring av oppgaver og rapportering i antatt tidsbruk.
Før du setter i gang med aktivitetene i prosjektet, må du se igjennom budsjettet som ble satt opp i søknaden. Fikk prosjektet tildelt alle midlene det søkte om, eller må det justeres ut fra tildelingen? Bruk av midler må være i tråd med budsjettet. Eksempler på utgifter kan være kjøp av tjenester, utstyr eller lønnsutgifter. Prosjektet kan også ha en egenandel, som må med i budsjettet og ikke minst regnskapet.
Det er prosjektleder og prosjektgruppa som disponere prosjektmidlene i tråd med budsjettet og prosjektplanen. Hvis det skjer endringer, tar prosjektleder kontakt med prosjekteier og får godkjent endringene. Dersom prosjektet har en styringsgruppe, vil prosjekteier avklare endringene med styringsgruppa. Prosjektleder og prosjekteier må kommunisere godt underveis i prosjektet og gjerne ha faste statusmøter om økonomi og fremdrift.
Avklar også hva som er forventet av rapportering på økonomi underveis i prosjektet. Som nevnt tidligere, er det viktig å ha et prosjektnummer som legges til alle fakturaer og lønnsdisposisjoner som gjøres i prosjektet. Dette bidrar til at det er enklere å ta ut økonomirapporter underveis i prosjektet og til sluttrapporten. Avklar også hvem som har mulighet til å føre utgifter på prosjektet.
Når alle endringer og avklaringer er gjort, setter prosjektleder opp et endelig budsjett i tråd med budsjettet i prosjektsøknaden, som biblioteket har fått bevilget midler til. Budsjettet godkjennes av prosjekteier eller styringsgruppa.
I tillegg til at regnskapet blir ført i organisasjonens økonomisystem, bør prosjektet føre skyggeregnskap. Da er det enklere å holde fortløpende oversikt over utgiftene i prosjektet. Hvis du setter opp et regnskap med de samme postene som i budsjettet, vil du på en enkel måte ha status på økonomien i prosjektet, samt ha et ferdig regnskap når prosjektet avsluttes. Det kan være lurt å ha kontakt med en økonomimedarbeider eller prosjekteier for å avklare hvordan regnskapet føres, og at prosjektleder får oppdatert informasjon om fakturaer og andre utgifter som føres på prosjektet. Et skyggeregnskap er også fint å kunne legge ved, hvis regnskapet skal til revisjon før det kan legges ved sluttrapporten.
I prosjektet Samskaping- fra planverk til hverdagspraksis førte prosjektleder et skyggeregnskap som ble lagt ved når regnskapet skulle til revisjon. Skyggeregnskapet ble oppdatert hver gang prosjektet hadde hatt større utbetalinger, som for eksempel etter samlingene som ble arrangert i prosjektet. Prosjektleder førte ikke alle bilag inn i prosjektregnskapet, men førte inn summene for hver budsjettpost. Siden prosjektet var flerårig, ble også skyggeregnskapet oppdatert hvert år.
I et prosjekt som er eksternt finansiert vil ikke økonomiske behov eller tidsbruk gå ut over daglig drift av biblioteket. Men når prosjektet avsluttes og det overføres til drift, er de økonomiske og tidsmessige behovene for videreføring svært viktige. Hvis disse ikke er godt nok kartlagt allerede i planleggingsfasen kan det føre til at prosjektet dør når finansieringen tar slutt. Er du usikker på hvordan ditt prosjekt vil klare overgangen? Gå tilbake til oppstartfasen og legg det inn i beregningen før du skriver en søknad.
Det kan være forskjellige løsninger for utbetaling av ulike prosjektmidler. Nasjonalbiblioteket sender ut et tildelingsbrev med et akseptskjema. Pengene overføres til mottaker etter at akseptskjemaet er returnert og betingelsene i tildelingsbrevet er akseptert. Utbetalingstidspunkt vil normalt være juli måned.
Når akseptskjemaet er sendt inn, bør biblioteket opprette et prosjektnummer i økonomisystemet. Prosjektnummeret legges til alle innbetalinger, fakturaer og lønnsdisposisjoner som gjøres i prosjektet. Dette bidrar til at det er enklere å ta ut økonomirapporter underveis i prosjektet og til sluttrapporten. Biblioteket må forvente å forskuttere de innvilgede midlene en periode før de får utbetalt prosjektmidlene. Vær oppmerksom på at enkelte støtteordninger og tilskuddsgivere, som for eksempel Norsk filminstitutt, holder igjen deler av tilskuddet til prosjektet er fullført og regnskap og sluttrapport er levert.
For prosjekt som varer over flere år så kan det være du må sende inn oppdatert informasjon om prosjektet og budsjett årlig.
Det kan være flere grunner til at prosjektet eller budsjettet må endres underveis. Skjer det endringer i prosjektet kan dette føre til endring i budsjett.
Det er viktig med god dialog hvis det er endringer, slik at endringene blir godkjent av de som tildeler midler. Du kan risikere at prosjektet ikke blir godkjent dersom endringene er for store, eller du ikke har informert om dette. Det må være samsvar mellom det man har søkt midler til, og det som er gjennomført i prosjektet.
Hvis deler av prosjektet er gjennomført, eller at kostnadene ble lavere enn forventet må du opplyse om dette i sluttrapporten. Normalt sett vil du ikke få dekket mer enn det regnskapet viser at du har brukt.
Hvis det er midler igjen, kan man be om å få beholde tilskuddet. Da må man vise til en plan for bruken av midlene.
Noen ganger i ulike utlysninger kan det bevilges tilskudd som en mindre en søknadsbeløpet. Dette betyr at du får mindre midler til å gjennomføre prosjektet enn du har planlagt for. Da er det viktig at prosjektet justeres deretter, eller at det blir tilført egne eller søkt om eksterne midler til prosjektet.
Før dere sender søknaden, kan det være lurt å tenke igjennom hva dere gjør hvis dere får mindre prosjektmidler. Det kan altså være lurt å ha en plan B liggende i skuffen. Da har dere allerede gjort mange av de vurderingene som gjør at dere raskere kommer i gang med et nedskalert prosjektet, finner andre inntektskilder eller eventuelt bestemmer dere for å avlyse hele prosjektet.
Når du skal regne ut dagslønn eller timelønn, som senere kan faktureres til prosjektet må du huske å legge til utgifter arbeidsgiver har i tillegg til lønn. Dette er blant annet direkte kostnader til arbeidsgiveravgift, sosiale utgifter, forsikringer med mer. Det kan også være indirekte kostnader som for eksempel husleie og strøm, datautstyr og administrative støttefunksjoner, men dette er ikke like vanlig å regne med i prosjekter. Det er vanlig at utgifter utover lønn ligger et sted mellom 30-50 %, som betyr at du finner utgifter til lønn ved å gange årslønn med f. eks. 1,3 (30 %).
Når du har funnet ut hva utgiftene til lønn faktisk er, del deretter på antall arbeidsdager/arbeidstimer. Statistisk sentralbyrå har beregnet at det er 230 arbeidsdager/1695 arbeidstimer i et år, når fem uker ferie og lovfestede helligdager er trukket fra.
Eksempel for utregning med årslønn på 600 000 kr og påslag på 1,3:
Forskningsrådet har et eksempel på beregning av lønnskostnader det kan være nyttig å se på når du skal finne lønnskostnader til ditt prosjekt.