Gjennomføring av aktiviteter og leveranser

Aktiviteter og framdriftsplan

I prosjekter som har søkt prosjektmidler, er søknaden det styrende dokumentet i prosjektet. I søknaden vil det være en prosjektbeskrivelse med en fremdriftsplan. Noen søknader har en detaljert fremdriftsplan med gode beskrivelser av aktiviteter i prosjektet, mens andre er mer grovt skissert. Prosjektgruppa må gå igjennom fremdriftsplanen, og eventuelt justere den ut ifra endrede rammebetingelser, som for eksempel mindre prosjektmidler enn det som ble søkt om. Det kan også være at det har skjedd andre endringer i tiden fra søknaden ble sendt, til prosjektet settes i gang som påvirker fremdriftsplanen.

Ut ifra fremdriftsplanen, setter prosjektgruppa opp en milepælsplan med de viktigste delmålene eller aktivitetene i prosjektet. Planen må være forankret i prosjektgruppa og kommunisert god mot samarbeidspartnere og andre interessenter. Avklar forventninger til hva prosjektet skal levere, slik at omfanget blir tydelig.

Møter

Gode møter er viktig for at prosjektgruppa skal lykkes. Møtene skal være godt forberedt med en agenda, og må følges opp i etterkant med gjennomføring av det som avtales på møtene.

For å holde prosjektgruppa på rett spor, er det viktig ofte å se til målet for prosjektet, slik det er formulert i søknaden.

Det kan være behov for ulike møter i prosjektet. Lag gjerne et forslag til møteplan i starten av prosjektet. Vanlige møter å ha i et prosjekt er:

• Faste møter i prosjektgruppa (sett av god tid)
• Møter med prosjekteier/styringsgruppe
• Møte med representanter fra de som skal bruke tjenestene eller leveransene prosjekt skal levere (brukermedvirkning)
• Møter med samarbeidspartnere eller andre interessenter som trenger å vite om prosjektet

Prosjekteier må sikre kontinuerlig forankring i bibliotekets ledelse underveis, og ha fortløpende dialog med prosjektlederen. Evaluer gjerne fortløpende. Hva gå bra? Hva må justeres? 

Tid- og oppgavestyring

For å sikre at oppgaver blir gjennomført og at det blir fremdrift i prosjektet, kan det være lurt å synliggjøre og delegere oppgaver. Bruk gjerne ett verktøy som kan synliggjøre alle aktivitetene som skal gjennomføres. Bryt aktivitetene ned i oppgaver med tidsfrister, som deltagere i prosjektgruppa står ansvarlig for å gjennomføre.

Usikkerhet, endringer og avvik

De fleste prosjekter møter på utfordringer eller endringer underveis, som man ikke kan ta høyde for ved oppstart. Det er prosjektleder sitt ansvar å synliggjøre utfordringene ovenfor prosjekteier eller styringsgruppa. Dersom det skal gjøres større endringer i prosjektet, som at enkelt aktiviteter må utgå, prosjektet utsettes, eller at det skal leveres noe helt annet enn det som er beskrevet i søknaden, bør prosjekteier eller styringsgruppa ta beslutningen. Prosjektet må også vurdere om de som har gitt tilskudd skal kontaktes, i tilfelle det ikke er i tråd med tildelingsbrevet og intensjonen bak tildelingen. Endringen bør dokumenteres slik at de blir forståelige i ettertid.

Fremdrift

Prosjektaktivitetene må styres etter rammene som er satt i prosjektet. Dette gjelder omfang, tid og kostnader. Gå gjerne tilbake til prosjektsøknaden jevnlig i løpet av gjennomføringsfasen, for å sikre at dere er på rett vei.

Evaluering og oppdatering av erfaringslogg

En viktig del av prosjektarbeid er å lære av erfaring. Dette kan prosjektet gjøre ved regelmessig evaluering. Dette kan for eksempel gjøres ved avslutning av hver fase i prosjektet, eller som et fast innslag på prosjektgruppemøtene. Relevante spørsmål å stille seg kan være: Har prosjektet nådd etablerte mål for hva som skulle leveres i gjennomføringen? Hva gikk galt og hva kan vi gjøre annerledes neste gang? Det kan være lurt å bruke en erfaringslogg for å notere erfaringer man gjør seg underveis. Det viktigste med erfaringsloggen, er at relevante erfaringer registreres sånn at man kan utveksle disse og lære av hverandre underveis i prosjektet og etterpå. Erfaringsloggen kan også være nyttig når sluttrapporten skal skrives. Det er også mulig å begynne på sluttrapporten allerede når prosjektet starter, i stedet for å ha en erfaringslogg noterer man ned erfaringer underveis i sluttrapporten.

Det er viktig å involvere samarbeidspartneren i gjennomføringsfasen. Underveis i prosjektet er det viktig at prosjektgruppa har en felles forståelse med de ulike partnerne og interessentene, og styrer forventningene til hva prosjektet skal levere. Omfanget av hva som skal leveres og når det skal leveres, står i prosjektsøknaden, men eventuelle endringer og konsekvensene av disse er viktige å kommunisere.