Lag en kjøreplan: dreiebok
Når vi inviterer innbyggere inn for å jobbe sammen med oss, krever det at vi er godt forberedt. En kjøreplan, også kalt dreiebok er et detaljert planleggingsverktøy som hjelper deg å forberede og gjennomføre.
Med kjøreplanen skaper dere rammen og strukturen for prosessen, og bestemmer hvilke aktiviteter dere ønsker å bruke for å oppnå ønsket resultat. I tillegg til at en gjennomarbeidet kjøreplan gir dere god oversikt, gir den trygghet dersom dere får behov for å justere planen når møtet er i gang.
Det er godt å være to når dere skal planlegge og gjennomføre et arbeidsseminar eller en workshop. Husk å fordele roller mellom dere. Hvem tar ansvar for hva?
DU TRENGER
- Mal til kjøreplanen
- En eller flere å diskutere med
- Oversikt over verktøy og øvelser som dere kan bruke
METODE
1. Start med å definere intensjonen med møtet dere planlegger; Hvorfor inviterer dere inn til denne prosessen?
For at deltakerne skal få mest mulig ut av dagen er det viktig at de er trygge på hverandre. En innsjekk-øvelse tidlig i prosessen kan hjelpe til med det! Ha også øvelser i bakhånd som skaper ny energi, letter stemningen i gruppa, eller fungerer som et avbrekk hvis ting går litt i stå.
2. Definer hvilke resultater dere ønsker å oppnå når møtet eller verkstedet er ferdig.
3. Bestem tid og sted og hvem dere ønsker å ha med på workshopen.
De fysiske rammene for møtet er viktig. Kanskje dere bør legge møtet utenfor biblioteket? Er dette første gangen dere leder kan det være lurt å begrense antallet deltakere, for eksempel til 10.
4. Dere skal nå organisere et møte som tar deltakerne fra start (hva er intensjonen) til mål (hvilke resultater dere ønsker). Dette vil inneholde flere forskjellige aktiviteter, verktøy og øvelser. Tenk godt igjennom formål og tidsbruk med hver av aktivitetene.
Å lage en sjekkliste kan være et godt sted å begynne før du går i gang med å lage kjøreplan. Metoden I DO ART avklarer formål, mens dreieboken brukes til mer detaljert planlegging.
5. Avslutning
Sørg for at alle går fra møtet med en god følelse og en klar oppfatning av hva som skal skje i etterkant og hvordan de selv er forventet å følge opp. Se metoden Start og avslutt et møte for øvelser til innsjekk-/utsjekk.
Mest sannsynlig vil det oppstå situasjoner underveis i møtet som gjør at dere må endre tidsplanen. Hva skjer hvis dere ikke rekker å gjøre alt dere har planlagt?
REFLEKSJON
- Hvordan var det å planlegge et arrangement på denne måten?
- Hva var den viktigste læringen med å lage en kjøreplan?
NESTE SKRITT
Nå er du klar til å gjennomføre møte/workshop.
Vær forberedt på at det vil oppstå uforutsette ting. Hva gjør dere hvis noen er umotiverte, mens andre prater hele tiden?
Last ned PDF av metoden "Lag en kjøreplan: Dreiebok"
Last ned eksempel på dreiebok (fra Gjesdal)
Intervju med Marthe Snekkerhaugen, Jevnaker bibliotek, om å bruke dreiebok: