Organisering av prosjektet
For at prosjektet skal bli vellykket, er det viktig med definerte roller og ansvar.
Organiseringen av prosjektet kan i grove trekk gjøres i prosjektsøknaden. Prosjektet størrelse, hva slags prosjekt det er og hvilke behov som skal dekkes, legger føringer for organiseringen. Uansett føringer, bør de ulike rollene og ansvar være fordelt før man går i gang med aktivitetene som er beskrevet i søknaden. Prosjektet og prosjekteier må også ta hensyn til eventuelle føringer i tildelingsbrevet fra den som bevilger prosjektmidler. Det kan være avgrensinger i omfang, økonomi eller avhengigheter til andre prosjekter.
Noen viktige spørsmål for organisering av prosjektet:
- Hvem skal være prosjektleder?
- Hvem skal være prosjekteier?
- Hvem skal være prosjektdeltagere og sitte i prosjektgruppa?
- Skal prosjektet ha en styringsgruppe, eller er det bibliotekets ledelse som fungerer som styringsgruppe?
- Er prosjektet delt opp arbeidspakker eller delprosjekter?
- Har prosjektet samarbeidspartnere? Hvordan skal de i så fall inkluderes i prosjektet?
- Skal prosjektet involvere brukere? Hvem skal i så fall involveres og hvordan?
Det kan være lurt med en kort beskrivelse av hva forventes av de ulike rollene i prosjektet og hva de skal bidra med. Det er viktig med tydelige rolleavklaringer i starten, spesielt med tanke på økonomi og beslutninger.
Noen viktige roller i prosjektorganiseringen
Prosjekteier
Prosjekteieren er personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål. Hvor et prosjekt skal forankres, og hvem som skal være prosjekteier, avhenger av prosjektets mål og innhold.
Prosjektleder
Prosjektlederen har ansvar og myndighet til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier. Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet.
Prosjektdeltager
Dette er en felles betegnelse for alle som skal bidra til en definert oppgave knyttet til prosjektets aktiviteter, og som dermed er en del av prosjektgruppen. Rammen for prosjektdeltakerens arbeid i prosjektet er prosjektets mål og mandat.
Styringsgruppe
Styringsgruppe, også kalt prosjektstyre er støtte for prosjekteieren, som er leder av styringsgruppa. Styringsgruppa skal bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet, og er prosjektets beslutningstaker. Medlemmene i styringsgruppen skal være ambassadører for prosjektet i sine respektive deler av linjeorganisasjonen.
Brukermedvirkning
Dersom prosjektet skal ta i bruk innsiktsarbeid eller metoder for brukermedvirkning, som bør det avklares bruk av metode, hvem som skal involveres og hva man vil oppnå. I den første leksjonen i dette kurset er det et eget emne om brukermedvirkning, som kan være relevant for deg som vil vite mer om ulike metoder for brukermedvirkning som kan være aktuelle for ditt prosjekt.