Et prosjekt blir til – formål og mål

Prosjekter i bibliotek oppstår på ulike måter. Mange prosjekter starter med en god idé til nye aktiviteter eller tilbud, inspirasjon fra andre bibliotek eller at samarbeidspartnere tar kontakt om konkrete samarbeidsprosjekter. Flere prosjekter oppstår også fordi biblioteket ser et behov i lokalsamfunnet, som de ønsker å løse gjennom et prosjekt. Uansett hva som er bakgrunnen for ditt prosjekt, er det alltid lurt å ta et skritt tilbake å se litt nøye på behovene prosjektet skal løse, og hva biblioteket ønsker å oppnå med prosjektet.

Skal du søke prosjektmidler, må du også undersøke hvilke mål og innsatsområder som gjelder for de prosjektmidlene du har mulighet til å søke på. Passer utlysningen til ditt prosjekt? Hvis ikke, bør du se etter andre måter å finansiere prosjektet ditt på. Før du setter i gang med å planlegge et prosjekt, kan det derfor være lurt å sette seg godt inn i aktuelle prosjektutlysninger for bibliotek.

• Les mer om hvordan lese utlysningen i del 2 av kurset

Formål

Behovene og hvilken endring biblioteket ønsker å oppnå formuleres i et formål. Formålet skal gi svaret på hvorfor prosjektet skal gjennomføres. Av og til kalles også formålet for effektmål, hvilken effekt ønsker biblioteket at prosjektet skal ha. Formålet er selve fundamentet i prosjektet, og skal stå fast og ikke endres gjennom prosjektperioden.

Det er alltid lurt å formulere formålet sammen med kollegaer og andre som skal jobbe med prosjektet. Gjennom å kna på ord og vendinger og å finne gode formuleringer sammen, bygger man en felles forståelse for hva man ønsker å oppnå med prosjektet. Formålet kan gjerne være framoverskuende og visjonært, men må samtidig knyttes opp mot strategier og planer biblioteket og kommunen jobber med. Prosjektet skal ikke være løsrevet fra all annen aktivitet, men bidra til at biblioteket når sine mål. 

Mål

Et prosjekt kan ha et eller flere mål, som sier hva biblioteket skal gjøre for å løse utfordringene skissert i formålet. Målene skal være konkrete og målbare. De skal si hva prosjektet skal levere og når. Når et mål er nådd, har dere realisert hele eller deler av formålet.

Vi har lett for å formulere mål som aktiviteter, noe som skal gjennomføres. Men et mål skal uttrykke verdien og resultatet av aktivitetene og tiltakene.

I likhet med å utforme et godt formål, er det best å jobbe sammen med kollegaene dine, for å komme frem til gode formuleringer av målene. Sett av god tid til å utarbeide målene. Vær sikker på at alle involverte har en felles forståelse i hva målene betyr og hvilken verdi prosjektet skal gi. Gå gjerne noen runder, sånn at alle har en felles forståelse av hva man skal oppnå i prosjektet.

En nyttig sjekkliste når du skal sette opp mål er denne som heter SMARTE mål:

• Spesifiserte – veldefinerte, klare og entydige
• Målbare – kvantitativt dersom mulig, eventuelt etterprøvbare på andre måter
• Akseptert – felles forståelse i prosjektet, hos prosjekteier, kunde, brukere og andre interessenter
• Realistiske – de skal kunne nås
• Tids- og kostnadsavgrenset – prosjektet skal gjennomføres innenfor gjeldende tids- og kostnadsrammer
• Enkle – Målene må formuleres kort og konsist slik at alle forstår dem.

Til forskjell fra formål, kan og bør målene justeres underveis i prosjektet, hvis rammebetingelsene endres.

Gevinster og gevinstrealisering

Det viktigste med et prosjekt, er ikke bare å nå målene i prosjektet, men også å høste gevinstene. Gevinstene av et prosjekt er de positive effektene som oppstår som følge av prosjektet. I planleggingen av prosjektet, er det lurt også å se på hvilke gevinster biblioteket ønsker å høste i prosjektperioden og etterpå.

Et eksempel på gevinster i et prosjekt kan være en podcast-serie hvor biblioteket anbefaler bøker og snakker om litteratur. Målet med prosjektet er å lage podcastepisoder. Gevinstene er at biblioteket når nye brukere gjennom digital formidling, økt kunnskap om å lage podcast, mer praktisk erfaring i å formidle bøker og at biblioteket for økt status i kommunen fordi de prøver nye metoder for formidling.

Konsept

På samme måte som du kan gå ulike stier opp til en fjelltopp, finnes det ulike alternativer frem til et prosjektmål. Dette kaller vi konsepter. Før dere bestemmer dere for hvilken løsning dere skal velge for å nå målene dere har satt i prosjektet, kan det være lurt å utrede flere alternativer. I prosjektveiviseren anbefales det å utrede minst 3 alternative konsepter, og et av disse skal alltid beskrive nullalternativet, som vil si dagens situasjon og hva man kan forvente av utvikling uten nye tiltak.

Å utrede ulike alternative konsepter sikrer at dere har god informasjon til å bestemme dere for om det er riktig å sette i gang prosjektet, og at dere har valgt et konsept som kan gjennomføres og gi de gevinstene dere ønsker av prosjektet.