Sluttrapport

Når prosjektet er avsluttet, skal du skrive sluttrapport. Det stilles ulike krav til rapportering fra de forskjellige tilskuddsgiverne, men som i annen rapportering er kravene stort sett knyttet opp til måloppnåelse, gjennomføring og økonomi.

Nedenfor finner du en sjekkliste som kan være fin å bruke når du skal skrive sluttrapport.

Sjekkliste for sluttrapport

Generelt

Hvilke krav stilles til rapportens innhold i tildelingsbrevet?

• I tildelingsbrevet kan det stå spesifisert hva du har fått støtte til. Det er ikke sikkert du har fått alt du har søkt om, dette får du kanskje spesifisert i tildelingsbrevet. Les derfor brevet nøye.
• Hvis du søker om 1 million, men får 500.000 kr, står det for eksempel at innkjøp av utstyr ikke dekkes. Da må du i rapporten vise til hvordan du har brukt midlene i henhold til de krav som stilles i tildelingsbrevet.
• Er det spesielle krav til regnskapet i tildelingsbrevet?  Nasjonalbiblioteket krever revisorgodkjent regnskap når tildelte midler er over 400.000. Det vil si at regnskapet skal være revidert av statsautorisert eller registrert revisor, eventuelt av kommunerevisjon eller annet offentlig revisjonsorgan. Det kan være nyttig å ha et skyggeregnskap, som også sendes til revisor. Det er ikke alltid enkelt for verken revisor eller prosjektleder å se hva de ulike utgiftene i regnskapssystemet er. Dette er særlig viktig hvis du har et prosjekt som har gått over flere år.

Prosjektgjennomføring

Beskriv gjennomføring av aktivitetene i henhold til framdriftsplanen; er den fulgt? Hvis ikke; hvorfor?  Forklar avvik i aktivitetsplanen.

En prosjektplan er ofte nettopp dette; en plan. Det vil skje uforutsette ting underveis som vi ikke kan kontrollere på forhånd. Ta gjerne høyde for dette i søknaden, og forklar i rapporten hva som har endret seg, og hvorfor.

Underveis i prosjektet er en erfaringslogg et godt verktøy for å holde på fremdrift i prosjektet og samtidig være bevisst på hva som har endret seg og hvorfor. Dette er viktige elementer til sluttrapporten. Har det blitt utsettelser i tid på grunn av eksterne leveranser? Har samarbeid med andre ført til at tidsplanene måtte justeres? Eller har erfaringer underveis gjort at målet måtte justeres? Forklar hva som er årsaken til endringene, og begrunn valget som er gjort.

Måloppnåelse

Hvordan vurderer dere måloppnåelsen? Er formålet med prosjektmidlene nådd?
Hvordan er måloppnåelsen med tanke på organisasjonens egne målsetninger?

Måloppnåelse starter ikke når prosjektet er avsluttet. Det er viktig at målene er en levende del av alle fasene i prosjektet. Planlegging av måloppnåelse (gevinstrealisering) starter allerede i konsept- og planleggingsfasen. Der beskriver du ønskede gevinster og kartlegger muligheten for å nå målene. I gjennomføringsfasen må målene være en styrende del i prioriteringer og oppfølging.

I samarbeidsprosjekter er det særlig prosjektleder som har ansvar for å sørge for at målene holdes i siktlinjen, og justerer kursen ved behov.

Når du tildeles utviklingsmidler, settes gjerne målene i tråd med NB sine prioriterte innsatsområder. Husk at det er disse innsatsområdene du også skal rapportere på.  

Eksempler til etterfølgelse

Inkludér gjerne konkrete erfaringer i sluttrapporten, som andre kan dra nytte av.  

I søknaden din har du gjerne oppgitt forslag til hvordan prosjektet kan komme andre til gode. I rapporten skal du nå vise konkret hvordan resultatene du har oppnådd, kan føre til gevinstrealisering hos andre. Altså; hvordan kan andre tjene på de erfaringene du har gjort deg?

Videreføring

Har biblioteket tenkt å videreføre prosjektet eller resultatene i daglig drift, eventuelt hvordan?

Kopi

Husk å ta kopi av rapporten og eventuelle vedlegg før du sender den fra deg.