Personalarbeid og HMS

Gjennom gode rutiner for personalarbeid og HMS kan du sikre et godt arbeidsmiljø for ansatte og trygge rammer for bibliotekbrukerne.  

Rekruttering og kompetansetiltak

Rekruttering og kompetansetiltak er sentralt i et personalansvar. Kommunens HR/personal- og lønnsavdeling hjelper deg med utlysninger og ansettelser. I kommunens tilsettingsreglement gis instrukser for gangen i prosessene, og beskrivelse av samspillet med tillitsvalgte.  

Jevnlige medarbeider- eller utviklingssamtaler er et redskap for å sikre god kontakt også på et formelt nivå mellom leder og medarbeider, og for å forebygge konflikter. Individuell kompetanseplan er et relevant tema for slike samtaler, og kan representere viktig motivasjon for den enkelte ansatte. Rekruttering av nye ansatte og utvikling av den enkeltes kompetanse ses i sammenheng med mål for virksomheten, brukernes og samfunnets behov, teamutvikling og overordnede kompetanseplaner, der det finnes.  Alle kommuner har prosedyrer for konflikthåndtering og for å håndtere varsler.

I et bibliotek med én ansatt vil tilgang på vikar være et særlig viktig tema. Biblioteksjefen må kunne delta på møter og kurs i egen organisasjon og eksternt, helst uten å stenge biblioteket. Deltakelse i faglige nettverk er viktig for din kompetanseutvikling og inspirasjon, for eksempel er biblioteksjefmøtene i eget fylke noe du bør prioritere. En må også ha mulighet for å tilkalle vikar ved sykdom. Ved rekruttering av vikar(er) må det legges opp til tilstrekkelig opplæring – og det må være en post for vikarutgifter i budsjettet.  

Det er lurt å ha en generell diskusjon med dine overordnede om hva som skal til for at biblioteket skal stenge ved sykdom/fravær. Det er viktig at dere er enige om dette.  

HMS – helse, miljø og sikkerhet 

Arbeidsmiljøloven stiller krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Biblioteket må forventes å bli involvert i kommunens og de tillitsvalgtes HMS-arbeid. Nødvendige HMS-tiltak er enten definert i egne strategier, eller det er en del av kommunens øvrige planverk. Du som biblioteksjef har ansvar for å avklare om det er spesielle forhold som gjelder biblioteket.  

Sikkerhet i bibliotekrommet omfatter brannrutiner, innelåste brukere, manglende sikring av reoler og trusler mot personer. Se nedenfor om uønskede hendelser.  

Håndtering av sikkerhet i bibliotek kommer innenfor «hendelsesstyring». Når «noe» skjer kreves det handling. For at du skal kunne håndtere hendelser er nøkkelordene rutiner og øvelser.  

Arbeidsmiljøloven § 3-1 stiller krav om at virksomheter skal drive et «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» ​(Stortinget, 2020)​. Systematisk innebærer at det er forankret, dokumentert og rutinemessig. Kommunen har nok egne retningslinjer og rutiner for å melde avvik og oppfølging, så om du ennå ikke har fått informasjon om dette, så må du ta det opp med din leder. 

En risiko- og sikkerhetsanalyse (ROS) kan være et nyttig hjelpemiddel i denne sammenheng. KS har en enkel innføring og mal for å utarbeide en ROS-analyse ​(Kommunenes sentralforbund, 2019)​. 

Uønskede hendelser  

Du bør være forberedt på at det kan skje noe uønsket i ditt bibliotek. Det kan være hærverk og kriminalitet, besøkende som er ruspåvirket eller psykisk syke, eller bare noe så «enkelt» som besøkende som overskrider forventede sosiale normer for samtale og oppførsel.  

Det aller viktigste er at hvert enkelt bibliotek har et godt og dekkende regelverk i bunn! Det er ved hjelp av dette du kan fortelle brukeren hva som er lov og ikke lov på biblioteket, og det er her du må plassere forventningene til hvordan folk skal oppføre seg. Hvis biblioteket har et dekkende ordensreglement kan du vise til dette når en bruker har gjort overtramp. I tillegg bør man ha egne kontrakter for meråpent bibliotek. 

For å dokumentere det som skjer, er det viktig å loggføre avvik. Hensikten med å melde avvik er å ivareta mennesker, materiale og miljø på arbeidsplassen, og skal fange opp det som er utenfor normalen. Alle ansatte skal ha tilgang til kommunen sitt avvikssystem. Alle ansatte skal være kjent med avvikssystemet og gangen i avviksføringen. Systematisk avviksrapportering er en styrke for deg som leder som du kan bruke strategisk. Innmeldte avvik kan være med å synliggjøre og understøtte behov for økt bemanning, midler, sikkerhetstiltak o.l.  

God service (se side 15) forebygger en del konflikter, men noen ganger oppstår de likevel. Verktøykassen for konlikthåndtering er utarbeidet av Møre og Romsdal fylkeskommune i samarbeid med Nasjonalbiblioteket.  

Ressurs

Konflikthandtering i biblioteket

Dette er ei digital verktøykasse som handlar om konflikthandtering i bibliotek. Eit viktig stikkord er førebyggande arbeid, og verktøykassa er meint som eit hjelpemiddel.

Den skal hjelpe med å forebygge uønskede hendelser og konfliktsituasjoner. Her er samlet alt som har med konflikthåndtering å gjøre: proaktivt arbeid, oppståtte situasjoner og arbeid i etterkant av en hendelse. Her finnes fagtekster og tips og råd innen tema som rus og psykiatri, barn og unge, flerkulturell forståelse og bibliotekrommet.  

Verktøykassen er ment som et hjelpemiddel, hvor man kan bruke innholdet som tema på for eksempel personalmøte, hvor man kan snakke seg gjennom hvert enkelt tema eller ta utgangspunkt i konkrete case for å tenke gjennom og øve seg på situasjoner før de oppstår på ordentlig. Her finnes også mange gode nettressurser og tips til videre lesing. Maler på for eksempel ordensreglement, ROS-analyse og kontrakt for meråpent finner du også. 

Forebygging er viktig i arbeidet med konflikthåndtering og uønskede hendelser. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i verktøyet som er utarbeidet, bruke det jevnlig, og lese det med et lokalt blikk 

Verneombud 

I Arbeidsmiljølovens kapittel 6 står det om krav til vernetjenesten i bedrifter. I alle kommuner finnes det hovedverneombud, og kommunens avdelinger er inndelt i ulike verneområder med egne verneombud. Det er viktig å vite hvordan din kommune har organisert vernetjenesten sin, samt om biblioteket er eget verneområde eller ikke, og hvem som er verneombud for deg og dine ansatte.

Verneombudet skal ifølge Arbeidsmiljøloven § 6-2 “tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid”.

I mange kommuner gjennomføres det årlige vernerunder på arbeidsplassene. Da går leder og verneombud innom hver eneste ansatt og spør om det er noe som bør gjøres med det fysiske eller psykiske arbeidsmiljøet til vedkommende. Ofte skal det dokumenteres at disse vernerundene er utført, samt hvilke tiltak som trengs på kort sikt og lang sikt.