Interessenter
Hvis vi skal videreformidle én erfaring fra alle som har bidratt til denne startpakken, så er det denne: involver huseier og IKT så tidlig som mulig, og sett dem i kontakt med leverandør. Dra dem med på en første uforpliktende befaring med leverandørene, slik at de får kvalifiserte svar og oversikt over hva jobben innebærer.
Nedenfor er en liste over alle interessenter som skal eller bør involveres i prosessen.
| Interessenter | Involveres når? | Involveres i hva? | Aktuelle leksjoner |
| Nærmeste leder | Fra begynnelsen | Du må overbevise din nærmeste leder om at meråpent er en god idé, slik at hen sørger for å få det inn i investeringsbudsjettet Vis til andre kommuner som har meråpent bibliotek og er fornøyd med det. Gjerne kommuner i nærheten hvis de finnes – hvis ikke, pek på at dette er en mulighet til å være først ute i regionen! | HVORFOR MERÅPENT? MERÅPENT SOM INNSPARINGSTILTAK FINANSIERING |
| Ansatte på biblioteket | Fra begynnelsen | Diskusjon av praktiske løsninger, utforming av avtaler med brukere, sikkerhet etc. | HVORFOR MERÅPENT? MERARBEID SIKKERHET MERÅPENT SOM INNSPARINGSTILTAK PERSONVERN |
| Fagforeningene | Fra begynnelsen | Hvordan berøres de ansatte av meråpent? Aktuelle tema: merarbeid, kameraovervåking. Husk at renholdere også berøres av dette! | Se ansatte |
| Verneombud | Fra begynnelsen | Se ansatte | Se ansatte |
| Potensielle leverandører | Fra begynnelsen | Be om prisantydning, eventuelt en uforpliktende befaring | KOM I GANG FINANSIERING TEKNISKE LØSNINGER OG LOKALER |
| Huseier (bygg og eiendomsavdelingen eller eksterne) | Fra begynnelsen | Ta dem med på uforpliktende befaring med aktuelle leverandører. Utforming av kravspesifikasjon (innhold) Hvis du får motstand så kan det hjelpe å la huseier, IKT og innkjøp snakke med aktuelle leverandører eller med huseiere/IKT/innkjøp i kommuner som allerede har meråpent og er fornøyd med det. | TEKNISKE LØSNINGER OG LOKALER SIKKERHET (ROS-analyse) |
| IKT | Fra begynnelsen | Ta dem med på uforpliktende befaring med aktuelle leverandører Utforming av kravspesifikasjon (innhold) | TEKNISKE LØSNINGER OG LOKALER PERSONVERN |
| Renholdere | I god tid før åpning av meråpent | Det vil bli mer rot, økt behov for søppeltømming, behov for ekstra renhold i ferier og etter helligdager (vær oppmerksom på påsken – mange fridager etter hverandre) | MERARBEID PERSONVERN |
| Politisk ledelse | I budsjettprosessen, vanligvis bør du levere innspillet før sommerferien. Snakk med din nærmeste leder om hvilke frister som gjelder og hvordan dette skal leveres | Vedtak og finansiering | HVORFOR MERÅPENT? FINANSIERING |
| Personvernombud | Ved behov (sjekk hvilke retningslinjer som gjelder i din kommune) | Ta høyde for personvern fra begynnelsen av, når dere utarbeider risikoanalyse og kravspesifikasjon, så blir det mindre bekymring seinere i prosessen. | SIKKERHET (ROS-analyse) PERSONVERN |
| Innkjøpsavdelingen | Så snart du har finansieringen på plass, kan du begynne dialogen med innkjøp. | Utforming av anbudsdokumenter Gjennomføre anbudsprosessen | ANSKAFFELSESPROSESSEN |
| Frivillige lag og organisasjoner | Varierer | Skal lag og foreninger ha tilgang til meråpent bibliotek, eller bare privatpersoner? Hvis dere ønsker å ha et meråpent tilbud for lag og foreninger, så bør det utformes i dialog: Kan meråpent bibliotek imøtekomme behov hos frivillige lag og organisasjoner for møterom, tilgang til kopimaskin etc på kveldstid? Eller kanskje de ser for seg andre måter å samarbeide med biblioteket på? | HVORFOR MERÅPENT? SIKKERHET |
Trondheim folkebibliotek har laget en sjekkliste for meråpent som kan være et nyttig verktøy å ha med seg i samtale med ulike interessenter.