Avslutning av gjennomføringsfasen

Gjennomføringsfasen avsluttes ved av prosjekteier beslutter at avslutningsaktiviteter som evaluering, å skrive rapport og å gjøre opp regnskap kan starte. For å få dette, trengs gjerne en avslutningsanbefaling, hvor prosjektleder anbefaler å avslutte gjennomføringsfasen.

Overlevere det som er utviklet til drift

Planer for erfaringsoverføring og oppfølging/videreføring etter at prosjektet er slutt, bør følges opp i avslutningsanbefalingen. Prosjektet kan ha utviklet noe som skal leve videre etter prosjektets slutt. En vellykket overlevering av produktene krever gode forberedelser fra prosjektets side, og et godt samarbeid med resten av biblioteket. Ved overlevering er det også nødvendig å oppdatere gevinstrealiseringsplanen, og vurdere om formål og mål for prosjektet fortsatt er gyldige. Endringer i prosjektets forutsetninger, kan ha konsekvenser for prosjektbegrunnelsen og gevinstrealiseringsplanen, og bør oppdateres ved avslutning av gjennomføringsfasen.

Opplæring og innføringsaktiviteter

I enkelte prosjekter har man behov for å gi ansatte, eller andre opplæring i nye tjenester og det som prosjektet har levert. Fremtidige brukere av løsningene må få hensiktsmessig opplæring, og produktene må innføres i linjeorganisasjonen på en god måte. Oppgaver i tilknytning til dette kan være å vurdere og utvikle hensiktsmessige aktiviteter og materiell og gjennomføre opplæring for fremtidige brukere.

Overføringsverdi til andre bibliotek

Det kan være lurt å tenke at også andre bibliotek kan ha nytte av erfaringene fra prosjektet. Tenk på dette når rapportarbeidet skal i gang. Kanskje det er deler av prosjektet som er ekstra interessant og kan deles med andre i form av en artikkel eller presentasjon. Hva har prosjektet av overføringsverdi til bibliotekene i Norge. Har du søkt midler til bibliotekutvikling fra Nasjonalbiblioteket, har du sannsynligvis en plan i søknaden for kunnskapsoverføring og formidling av erfaringer som kan komme andre til gode.