Evaluering av prosjektet
I evalueringsfasen avdekkes hva som har gått bra, og hva som har gått mindre bra. En god evaluering peker ut veien videre etter prosjektet.
Hvorfor gjøre en evaluering?
Når prosjektet er avsluttet gjøres en evaluering av valgt konsept, som gir innsikter som andre kan dra nytte av. Denne konseptevalueringen og rapporteringen erstatter ikke prosjektets Sluttrapport, som utarbeides til innsending til de som har bevilget prosjektmidler. Sluttrapporten dreier seg om prosjektets gjennomføring og oppfyllelse av prosjektets resultatmål; det du har søkt midler til.
En evaluering innebærer en systematisk innsamling av data (resultater), analyse og vurdering av nytteverdien av det gjennomførte prosjektet.
Etter prosjektet, men før sluttrapport
Bakgrunnen for å gjennomføre en evaluering før man skriver sluttrapport, er å forenkle prosessen med rapportering, samordne erfaringer fra styringsgruppe, prosjektdeltakere og samarbeidspartnere, og i fellesskap legge planer for neste skritt.
Inkludere alle i evalueringen
Uavhengig av om du har søkt prosjektmidler alene eller i samarbeid med andre, har det nesten garantert vært flere involvert i gjennomføringen av prosjektet. Når du har kommet til avslutningen og det er tid for evaluering, er det viktig at alle parter er inkludert. Her har du mulighet til å avdekke om dere har samme opplevelse av resultatene, hvordan alle parter har opplevd gjennomføringen, kommunikasjon og samarbeid. Kort sagt, gir en god evaluering potensiale for mye læring du kan ta med deg videre.
Bruk gjerne sluttrapporten som mal for samtalen. Dette legger samtidig et godt grunnlag for rapporten som prosjektleder skal sende inn.
Prosjektleder tar med seg tilbakemeldingene og har ansvar for å sende inn rapport.
Viktige spørsmål i evalueringsfasen:
- Hva har vi lært av prosjektet?
- Skal prosjektet videreføres, og i hvilken form?
- Hvem har i så fall ansvaret?
- Hvem skal har ansvaret for å følge opp prosjektet, når det går over i drift?
- Hvilke forberedelser må gjøres til sluttrapporten?