Realisering av prosjektet – fra prosjekt til drift

Målet med denne realiseringsfasen av prosjektet:

• å sørge for at alle målsetninger er nådd og at gevinstene er realisert
• å overføre prosjektet til drift og gi det videre liv etter avslutningsfasen

Når prosjektet er over og pengene er brukt opp er vi på vei over i realiseringsfasen. Det er nå du skal se hva du har oppnådd med prosjektet; du skal realisere de forventninger som er skapt i søknaden og gjennom midlene du er tildelt.

Selve søknaden og midlene fra Nasjonalbiblioteket rapporteres på i sluttrapporten. Men skal prosjektet legges i en skuff når rapporten er sendt? Realisering av et prosjekt er mye mer enn å skrive en rapport.

Mange prosjekter møter imidlertid en tidlig død i det øyeblikket prosjektmidlene tar slutt. Hvordan man klarer overgangen fra prosjekt til drift, kan være den mest utfordrende delen av et prosjekt.

Å realisere et prosjekt

Å realisere et prosjekt betyr å innkassere gevinstene for de tingene man har sagt i søknaden, at man ønsker å oppnå.

Hvis man har søkt om midler for å lage et kurs; er realiseringen av prosjektet selve kurset. Gevinstrealiseringen er at målgruppen for kurset deltar på kurset, og oppnår ønsket kompetanseheving.

Noen ganger kan gevinster realiseres i løpet av prosjektperioden, men ofte kan de ikke tas ut før etter at prosjektet er avsluttet. Planleggingen av gevinstrealiseringen starter imidlertid allerede i planleggingsfasen, når man setter seg mål for prosjektet og ønskede gevinster kartlegges og defineres.

Gevinstrealisering – overgang fra prosjektgruppe til drift (linjeorganisasjonen)

Hvem har ansvaret når prosjektet er avsluttet? Mens prosjektet pågår, er det en klar ansvarsfordeling. Prosjektleder driver prosjektet, og følger opp de andre som har ulike roller i prosjektet. Men hvem har ansvar for at prosjektet lever videre når det skal over i driftsfasen?

Prosjektleder har ansvar for prosjektet frem til prosjektrapport er sendt inn. I en evaluering bør overføring til drift drøftes, og videre ansvar fordeles. Typisk vil prosjekteier, som i et bibliotek vil være biblioteksjefen, overta ansvaret for videre drift.

For at det skal lykkes å overføre ansvar og drift av et prosjekt, er det viktig å inkludere prosjekteier i prosjektperioden. De som skal ha ansvar for at prosjektet leve videre, trenger å ha et eierskap til det FØR de får i oppgave å drive det videre. Å begynne med inkludering og kunnskapsdeling etter at prosjektet er slutt, vil ofte være for sent.

Begynn i oppstartsfasen, og la alle ha en stemme og en føling med hva prosjektet ønsker å oppnå og hvorfor.

Gevinstrealiseringsplan

En gevinstrealiseringsplan er en oversikt over de forventede og ønskede gevinster i et prosjekt. Den anvendes til styring og planlegging av hvordan gevinster skal realiseres i prosjektet, og hvilke kontrollmekanismer som kan kvalitetssikre dette.

Planen bør utarbeides med linjeorganisasjonen, de som skal overta ansvaret og leveransene fra prosjektet, når det går fra prosjekt til drift.