Prosjektstyringsmetoder og verktøy
Det finnes mange ulike metoder for prosjektarbeid. Det som er viktig, er å velge en metode som passer ditt prosjekt. Skal prosjektet ha stor grad av brukermedvirkning og lage nye tjenester? Da kan det være en god ide å vurdere tjenestedesign som metode. Skal du gjennomføre et digitaliseringsprosjekt? Da kan du vurdere å bruk smidig prosjektmetodikk. Både tjenestedesign og smidig prosjektmetodikk er beskrevet nærmere i emnet om brukermedvirkning i den første leksjonen i kurset.
Prosjektverktøy
Det finnes mange gode digitale verktøy for prosjektstyring, planer og oppgavefordeling. Det finnes alt fra Microsoft Excel og Planner, til Microsoft Lists mer omfattende prosjektstyringsverktøy. Kanskje kommunen eller biblioteket allerede har et verktøy prosjektet kan bruke? Velg et godt verktøy som prosjektleder har god kjennskap til, og enkelt kan gi prosjektdeltagerne opplæring i.
Verktøy for tidsplanlegging
Gantt-diagram
Et Gantt-diagram viser aktiviteters tidsforløp i et prosjekt. Diagrammet fungerer veldig godt for å få en visuell oversikt over aktivitetene og fremdriftsplanen. Søker du på Gantt-diagram, finner du mange verktøy som kan brukes til å sette opp diagrammet, men du kan også enkelt sette det opp i Excel. I Microsoft 365 finner du flere maler du kan laste ned og bruke.
Microsoft Planner
Microsoft Planner (Planner) er et program tilgjengelig med Microsoft 365. I Planner kan du legge inn aktiviteter og fremdriftsplan og få en oversikt på samme måte som i et Gantt-diagram.
Verktøy for oppgavestyring
Microsoft Lists
Microsoft Lists er et program tilgjengelig med Microsoft 365. Dette programmet kan du justere hvilke bokser og informasjon du ønsker å ha med. Du kan invitere inn ulike samarbeidspartnere og oppdatere informasjonen kontinuerlig. Lists finnes også som app til telefonen.
Microsoft Planner
Microsoft Planner (Planner) er et program tilgjengelig med Microsoft 365. Planner er basert på Kanban, som er en arbeidsmåte hvor oppgaver deles opp i «ikke startet», «pågår» og «fullført». I Planner kan du legge inn oppgaver, sette tidsfrister og tildele oppgaver til medlemmer i gruppa. Det er enkelt å holde oversikt over aktiviteter og progresjon i prosjektet.
Idemylding og gjennomføring av workshoper
Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard (Whiteboard) er et program tilgjengelig med Microsoft 365. Whiteboard er et samarbeidsverktøy som er fin å bruke som felles lerret i workshoper og til idemyldring. Du kan bruke den i digitale møter, men den kan også brukes til å samskrive og visualisere i, utenom møter. I Whiteboard kan du blant annet kombinere tekst, post-it-lapper, tabeller, tegning og bilder.
Miro
Miro er et samarbeidsverktøy som er fin å bruke som felles lerret i workshoper og til idemyldring. Miro har mange av de samme funksjonene som Whiteboard, men i tillegg kan du bruke den til å lage trådskisser (wireframes) som brukes til prototyping og testing. Miro er et fint verktøy for deg som skal lage et digitalt produkt, som en nettside, nettkurs og lignende. Det er også et verktøy som passer fint å bruke hvis du jobber med smidig prosjektmetodikk eller tjenestedesign. Miro kan brukes i nettleser og krever derfor ikke at du laster ned et program til pc`en.
Komplette prosjektverktøy
Det finnes flere programmer som er komplette prosjektverktøy hvor prosjektet kan samle alle dokumenter, styre prosjektet og kommunisere med hverandre. Noen eksempler på mye brukte programmer er:
- Basecamp
- Asana
- Zoho
- Monday.com