Organisering av samlingen

En mediesamling i biblioteket kan organiseres på mange ulike måter. Som ny biblioteksjef bør du sette deg inn i de verktøyene dere har, følge nasjonale standarder, og ta stilling til om samlingen er organisert på en god måte. 

Biblioteksystemet 

Bibliotekets kjernesystem, biblioteksystemet, er en hjørnestein i den daglige driften og brukes til medieinnkjøp, utlån, reserveringer, innlån fra andre bibliotek, låneregistrering, fakturering, søking og gjenfinning, m.m. Biblioteksystemet gir mange gode tjenester til lånere, og er det viktigste arbeidsverktøyet for ansatte. Et godt biblioteksystem frigir tid til å formidle, veilede og utvikle biblioteket til en uavhengig møteplass og arena for samtale og debatt.   

Hovedfunksjoner:  

  • Gjøre det lett å finne frem til og låne bøker og andre medier, ha oversikt over egne lån og reserveringer, lage egne huskelister, osv. 
  • Støtte bibliotekets formidling av litteratur, kunnskap og digitale tjenester 
  • Legge til rette for enkle og effektive arbeidsrutiner, blant annet gjennom deling og gjenbruk av metadata (også kalt katalogdata) og gode integrasjoner mot andre systemer (som nettsider, løsninger for meråpne bibliotek, kommunens økonomisystem osv.) 

Dersom det blir nødvendig å bytte biblioteksystem, er det viktig å være klar over at dette er en stor jobb og kostnad som må planlegges nøye, og at anskaffelsesreglene må følges. Søk råd hos fylkesbiblioteket og egen kommune.  

Disse biblioteksystemene finnes på det norske markedet i dag: 

Alma benyttes hovedsakelig av fagbibliotek, universitets- og høgskolesektoren her i Norge.  Har du studenter som bruker biblioteket, vil du kanskje komme borti Alma gjennom søkegrensesnittet Oria

Metadata 

Katalogen er en del av biblioteksystemet, og brukes til å registrere, gjenfinne, vedlikeholde og ikke minst formidle bibliotekets mediesamling. En rotete katalog medfører mye ekstraarbeid i hverdagen. For å sikre god kvalitet på katalogen har vi noen råd: 

Benytt metadata fra leverandører som BIBBI eller Bokbasen. De sikrer bedre kvalitet enn du selv klarer å registrere, samtidig som du sparer arbeidstid.  

Ikke rediger i de ferdige postene – finner du feil, så meld heller fra til leverandøren. (Biblioteksøk høster katalogposter fra de lokale katalogene, og redigering av ferdige poster fører ofte til at samme bok får ulike poster i Biblioteksøk. På bibliotekutvikling.no kan du lese om hvilke lokale metadata du kan legge til i en ferdig post.) 

Ha nedskrevne rutiner for hvordan registrering, eksemplarpåføring og hylleoppstilling skal praktiseres i biblioteket. Dette hjelper når du får inn nye ansatte. 

Bruk autoritetsregister for personnavn og emneord. Registrene inneholder foretrukne former av navn og emneord, og sikrer lik registreringsmåte hver gang. (Det er vanskelig å finne igjen alle bøker om et emne hvis du veksler mellom emneord som «Kong Olav», «Olav 5.» og «Olav V».)  

Medier dere anskaffer eller mottar gjennom kulturfondordningen skal registreres i katalogen. Det er et mål at bibliotekene skal katalogisere minst mulig selv.   

Eksempel på metadata er opplysninger om forfatter, tittel, utgivelsesår, sidetall, emneord osv. Dataene har ulike formål: 

  • identifikasjon (faktaopplysninger om selve dokumentet og innholdet i det) 
  • gjenfinning (informasjon om oppstilling og hvor dokumentet befinner seg)  
  • statistikk (gir tallgrunnlag til rapportering og samlingsutvikling) 

Som en del av Nasjonal bibliotekstrategi sørger Nasjonalbiblioteket for gratis metadata til alle bibliotek. Leveransen gjelder nye pliktavleverte medier. Fra november 2020 er det Biblioteksentralen som leverer disse dataene. Utenlandske utgivelser inngår ikke i NBs metadataleveranse, men kan kjøpes som tilleggsabonnement.  

Forhåndsposter er katalogposter som kommer fra Biblioteksentralen når man bestiller bøker i netthandelen deres. Man kan også få forhåndsposter for kulturfondbøker, men det må settes opp av systemleverandøren. Forhåndsposter gjør det mulig for bibliotekbrukere å reservere boka før biblioteket har fått boka i hus.  

 
Dewey-systemet 

“Deweys desimalklassifikasjon er et system for organisering av bøker (og annen kunnskap som hovedsakelig er lagret i papirformat) med formål om å finne bokas logiske plassering på hylla relativ til andre bøker. Systemet kan betraktes som et slags kart over kunnskapsuniverset.”, jf. Historisk bakteppe – Kompetansebank (bibliotekutvikling.no).

Norsk WebDewey er gjeldende versjon av systemet. Det blir løpende oppdatert, og er kun tilgjengelig på nett. Alle norske bibliotek får gratis tilgang til en grunnversjon av tjenesten. 

«Dewey» brukes både til å klassifisere (dvs. emne-bestemme) fagbøkene for søk i katalogen, og til å organisere bøkene på hylla. Det er den siste funksjonen vi møter oftest. Dewey brukes også til å sette emner på skjønnlitteratur, mens oppstillingen av disse som regel er alfabetisk etter forfatter, og kategori/genre.  Du vil fort oppdage at noen deler av Dewey-strukturen har flere bøker og mer etterspørsel enn andre deler, slik at enkelte grupper krever mer plass enn andre.  
 
Systemet er delt inn i ti hovedkategorier: 

  • 000 Referanse, informasjon og datamaskiner 
  • 100 Filosofi, psykologi, etikk 
  • 200 Religion 
  • 300 Samfunnsvitenskap 
  • 400 Språk 
  • 500 Naturvitenskap og matematikk 
  • 600 Medisin, teknologi og anvendt vitenskap 
  • 700 Kunst og fritidsaktiviteter 
  • 800 Litteratur 
  • 900 Historie, biografi og geografi 

Systemet deles videre i titallsgrupper (derav desimal-klassifikasjon). Ingen emnekode er kortere enn tre siffer. Dersom emnet er meget generelt, tilføyes én eller to 0. Dersom notasjonen er lenger enn tre siffer, settes det et punktum etter tredje siffer. 

De fleste emnekodene kan inndeles videre med tilføyde sisteledd (suffikser) som er gjennomgående i systemet, den mest brukte suffiksformen gjelder geografi. Her er noen eksempler som gjelder Norge: Norsk historie: 948.1; norsk kunsthistorie 709.481; dyr i Norge: 591.9481. 

Mer å utforske 

Norsk WebDewey

Eit kurs som gjev teoretisk innsikt og praktisk kunnskap om korleis du kan bruke Norsk WebDewey som verktøy for klassifikasjon.