Personalarbeid, HMS og uønskede hendelser
Her vil vi ta for oss utvalgte deler av personalarbeidet: Rekruttering og kompetanse, behov for vikar, HMS (helse, miljø og sikkerhet), smittevern og uønskede hendelser.
Rekruttering og kompetanse
Rekruttering og kompetansetiltak er sentralt i et personalansvar. Kommunens personal- og lønnsavdeling hjelper deg med utlysninger og ansettelser. I kommunens tilsettingsreglement gis instrukser for gangen i prosessene, og beskrivelse av samspillet med tillitsvalgte.
Jevnlige medarbeider- eller utviklingssamtaler er et redskap for å sikre god kontakt også på et formelt nivå mellom leder og medarbeider. Individuell kompetanseplan er et relevant tema for slike samtaler, og kan representere viktig motivasjon for den enkelte ansatte. Rekruttering av nye ansatte og utvikling av den enkeltes kompetanse ses i sammenheng med mål for virksomheten, brukernes og samfunnets behov, teamutvikling og overordnede kompetanseplaner, der det finnes. Nasjonal kompetansepolitisk strategi 2017-2021 viser forventninger på et overordnet nivå, men gir også beskrivelser som er relevante lokalt.
I et bibliotek med én ansatt vil tilgang på vikar være et særlig viktig tema. Biblioteksjefen må kunne delta på møter og kurs i egen organisasjon og eksternt uten å stenge biblioteket. Deltakelse i faglige nettverk er viktig for din kompetanseutvikling og inspirasjon. En må også ha mulighet for å tilkalle vikar ved sykdom. Ved rekruttering av vikar(er) må det legges opp til tilstrekkelig opplæring – og det må være en post for vikarutgifter i budsjettet.
Det kan være lurt å ha en generell diskusjon med dine overordnede om hva som skal til for at biblioteket skal stenge ved sykdom/fravær. Det er viktig at dere tenker likt om dette.
HMS – Helse, miljø og sikkerhet
Arbeidsmiljøloven stiller krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Biblioteket må forventes å bli involvert i kommunens og de tillitsvalgtes HMS-arbeid. Nødvendige HMS-tiltak er enten definert i egne strategier, eller det er en del av kommunens øvrige planverk. Du som biblioteksjef har ansvar for å avklare om det er spesielle forhold som gjelder biblioteket.
Sikkerhet i bibliotekrommet omfatter brannrutiner, innelåste brukere, manglende sikring av reoler og trusler mot personer. Se neste side for det vi kaller uønskede hendelser.
Håndtering av sikkerhet i bibliotek kommer innenfor «hendelsesstyring». Når «noe» skjer kreves det handling. For at du skal kunne håndtere hendelser er nøkkelordene rutiner og øvelser.
Arbeidsmiljøloven § 3-1 stiller krav om at virksomheter skal drive et «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» (Stortinget, 2020). Systematisk innebærer at det er forankret, dokumentert og rutinemessig.
Kommunen har nok egne retningslinjer og rutiner for å melde avvik og oppfølging, så om du ennå ikke har fått informasjon om dette, så må du ta det opp med din leder.
Rutiner: Er det fare for liv og helse, bør biblioteket ha nedskrevne rutiner. Hvilke sikkerhetsrutiner bør et bibliotek ha? Brannrutiner er åpenbart. Oppslag om brannrutiner for lokalet og viktige telefonnumre hører med her. Lukkerutiner. Andre?
En risiko- og sikkerhetsanalyse (ROS) kan være et nyttig hjelpemiddel i denne sammenheng. KS har en enkel innføring og mal for å utarbeide en ROS-analyse (Kommunenes sentralforbund, 2019).
Øvelser: Å håndtere hendelser kun ved å ha nedskrevne rutiner er ikke nok. Øvelser, som f.eks. brannøvelser, setter deg i stand til å mentalt lede håndtering og praktisk, om enn fiktiv, en uventet hendelse. Øvelser er en viktig del av hendelsesstyrt ledelse. Bloggen til Noha gir grunner å gjennomføre brannøvelser. Et førstehjelpskurs er også en god forberedelse. Kanskje dere kan samarbeide med flere avdelinger i kommunen om dette?
De samme grunnene gjelder andre hendelser; du får testet lokaler, systemer og rutiner (Kaspersen, 2019). I tillegg til punktene fra artikkelen, bygger du også opp riktige reaksjonsmønstre for å håndtere en krisesituasjon.
Den medisinsk ansvarlige for smitte i kommunen er kommuneoverlegen. Det er ikke gitt at vedkommende har kjennskap til bibliotek, så det kan være nødvendig med en dialog mellom deg og kommuneoverlegen for å finne gode smitteverntiltak.
Det finnes en bransjestandard for smittevern, og Bibliotekarforbundet og Norsk bibliotekforening laget en Smittevernveileder for bibliotek Koronavåren 2020. Denne kan benyttes, etter samråd med kommunelegen.
Allmenne spørsmål om smittevern er det Folkehelseinstituttet som har ansvar for. De samler og formidler kunnskap om korona, og de har en egen temaside (Folkehelseinstituttet, 2020).
Uønskede hendelser
Du bør være forberedt på at det kan skje noe uønsket i ditt bibliotek. Det kan være hærverk og kriminalitet, besøkende som er ruspåvirket eller psykisk syke, eller bare noe så «enkelt» som besøkende som overskrider forventede sosiale normer for samtale og oppførsel.
Det aller viktigste er at hvert enkelt bibliotek har et godt og dekkende regelverk i grunn! Det er ved hjelp av dette du kan fortelle brukeren hva som er lov og ikke lov på biblioteket, og det er her forventningene til hvordan folk skal oppføre seg ligger. Hvis biblioteket har et dekkende ordensreglement kan du vise til dette når en bruker har gjort overtramp. I tillegg bør man ha egne kontrakter for meråpent bibliotek.
For å dokumentere det som skjer, er det viktig å loggføre avvik. Hensikten med å melde avvik er å ivareta mennesker, materiale og miljø på arbeidsplassen, og skal fange opp det som er utenfor normalen. Alle ansatte skal ha tilgang til kommunen sitt avvikssystem. Alle ansatte skal være kjent med avvikssystemet og gangen i avviksføringen. Det må også være aksept for å melde avvik på arbeidsplassen. Logging av avvik og uønskede hendelser er også den riktige måte å dokumentere en sak mot en bruker, dersom det skulle bli nødvendig.
Det er også lurt at biblioteket utfører en ROS analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse). Ved å kartlegge sannsynlighet og konsekvenser av uønskede hendelser, kan du prioritere risikoområder og planlegge tiltak som hindrer at hendelser oppstår eller reduserer konsekvensene dersom de skulle oppstå.
Verktøykassen, https://bibliotekutvikling.no/konflikthandteringibiblioteket/, er utarbeidet av Møre og Romsdal fylkesbibliotek i samarbeid med Nasjonalbiblioteket. Den skal hjelpe med å forebygge uønskede hendelser og konfliktsituasjoner. Et viktig poeng i arbeidet har vært å få samlet alt som har med konflikthåndtering å gjøre, slik at ansatte lett finner det man er på jakt etter og slipper lete mange steder. Både når det kommer til proaktivt arbeid, oppståtte situasjoner og arbeid i etterkant av en hendelse. Her finnes fagtekster og tips og råd innen tema som rus og psykiatri, barn og unge, flerkulturell forståelse og bibliotekrommet.
Verktøykassen er ment som et hjelpemiddel, hvor man kan bruke innholdet som tema på for eksempel personalmøte, hvor man kan snakke seg gjennom hvert enkelt tema eller ta utgangspunkt i konkrete case for å tenke gjennom og øve seg på situasjoner før de oppstår på ordentlig. Her finnes også mange gode nettressurser og tips til videre lesing. Maler på for eksempel ordensreglement, ROS-analyse og kontrakt for meråpent finner du også.
Forebygging er viktig i arbeidet med konflikthåndtering og uønskede hendelser. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i verktøyet som er utarbeidet, bruke det jevnlig, og lese det med et lokalt blikk.