Ledelse og strategi
I dette kapitlet streifer vi innom ulike perspektiv på ledelse, og vi går inn på begrepene strategi og kunnskapsledelse.
Ulike perspektiv på ledelse
Ledelse er et sammensatt og stort fagfelt som vi her bare skal gi en kort introduksjon til. Å lede kan forklares som evnen til å legge til rette slik at ansatte gjør de oppgaver de er satt til, samtidig som de trives med det de gjør. Noen ganger handler ledelse om å gå foran og vise retning, andre ganger trenges det en mer tjenende rolle – der lederen må gå bak og passe på at alle kommer med.
Biblioteksjefen har i de fleste tilfeller fått delegert ansvar for økonomi, personalarbeid, og faglig drift og utvikling i den kommunale bibliotekvirksomheten. Dette ansvaret favner både det å jobbe strategisk og langsiktig, og det å ta et praktisk lederansvar i det daglige.
Det finnes mange ulike perspektiv på ledelse. Noen vektlegger struktur, og ledelse som styring og administrasjon. I andre sammenhenger er ledelse forstått som lederskap, med vekt på relasjoner, ledelse ved dialog, og ledelse gjennom andre. Dialog er svært sentralt i det norske arbeidslivet, der samspillet mellom arbeidsgiverne og arbeidstakerorganisasjonene er et fundament. I daglig praksis trenger gjerne vi en kombinasjon av struktur- og relasjonsperspektivet (Gotvassli, 2010).
For de fleste arbeidstakere er det viktig å kjenne at jobben gir mening på et eller annet nivå. Ledelse er derfor sterkt knyttet til evnen til å motivere og inspirere. Åpenhet og tillit er betydningsfullt, og lederrollen må tilpasses ulike mennesker og ulike situasjoner. De fleste ledere må stadig øve seg på å se en sak fra ulike perspektiv. Arbeidsmiljøloven og Kommunenes sentralforbund gir viktig informasjon om ledelse i offentlige virksomheter.
Litt om strategisk ledelse
Forventningen om at biblioteksjefen skal ta strategisk ansvar kan oppleves ulikt. Uansett kan refleksjon rundt begrepet strategi være nyttig. Hva betyr egentlig strategi, og hva mener vi med strategiske prosesser? Strategi kan ses både som planer for framtiden og mønster fra fortiden (Mintzberg, 1987), og det favner avgjørende handlinger og beslutninger i det daglige. Begrepet strategi er komplekst og kan brukes om både prosesser og vedtatte planer på ulike nivå i en organisasjon. En planlagt strategi kan bestå av visjon, målsettinger, satsingsområder og beskrivelse av tiltak, steg for steg. Vi kan snakke om
- at enkeltmedarbeidere jobber strategisk for å nå bestemte mål,
- at strategier vokser fram i team og arbeidsfellesskap
- overordnede strategier.
En strategi kan være planlagt, og den kan bestå av løsninger og idéer som vokser fram underveis. Noen planlagte strategier blir aldri realisert. Den realiserte strategien – mønsteret som viser seg – vil gjerne bestå av en kombinasjon av planlagte tiltak og av framvoksende strategier (Mintzberg, 1987).
I praksis kan strategisk ledelse handle om å være spesielt oppmerksom på sammenhengen mellom økonomi, personalarbeid, og faglig drift og utvikling. Nye utfordringer i driften kan kreve at en må tenke annerledes om både kompetanse og budsjett. I noen tilfeller har biblioteket handlingsrom til å gjennomføre endringer på kort sikt, i andre tilfeller må en jobbe strategisk over lang tid. Videre er det en del av strategisk arbeid å se sammenhenger mellom bibliotekets daglige praksis og planer, og kommunens overordnede strategier. Og ikke minst er det strategisk viktig å stadig være oppmerksom på bibliotekets rolle i samfunnet, og samspillet med andre aktører innen kultur- og kunnskapsformidling.
Ledelse i bibliotek er kunnskapsledelse
Kunnskapskildene i et bibliotek er fysiske medier og digitale kilder, men favner også menneskene som jobber der – og kunnskapene de har, deler og utvikler. Når vi snakker om ledelse av prosesser i bibliotek kan det gjelde både innholdet i bibliotektjenestene, menneskene som jobber der, eventuelt frivillige og andre samarbeidspartnere. En slik beskrivelse har mye til felles med en definisjon på kunnskapsledelse: Kunnskapsledelse er ledelse av prosesser for å utvikle, lagre, dele og anvende kunnskap (Irgens, 2011).
Et slikt syn på ledelse og prosess passer både der biblioteksjefen er eneste ansatte og i bibliotek med flere avdelinger og mange ansatte. Men hvordan lede prosesser og ta beslutninger på en god måte? Jevnlige personalmøter eller samarbeidsmøter, og daglige samtaler, favner gjerne de mest nødvendige prosessene i et bibliotek. I tillegg trengs møter der utveksling av idéer og kreative prosesser er i fokus. Involvering av ansatte og samarbeidspartnere er svært viktig for å komme fram til gode løsninger på både utfordringer i det daglige og for å legge langsiktige strategier. Når har en fått opp tilstrekkelig med innspill og kunnskap for å kunne ta en avgjørelse? Og når er det behov for å utvikle en ny idé sammen? Rundebordsamtale preget av åpenhet og trygghet kan være en god metode for å behandle saker og problemstillinger både i personalmøter og i kreative møter. Alle får mulighet til å bidra i en åpen runde uten vurdering av innspillene. Så er det viktig å være enig om når en starter forhandlingsfasen, og når det er på tide å konkludere. Noen avgjørelser kan tas i fellesskap, andre må lederen ta med seg til nærmere vurdering og avklaring. Gode råd er å sette ord på det åpenbare, være åpen om usikkerhet, og å ikke hoppe for fort til konklusjon