Ofte stilte spørsmål om prosjektsøknad

Vi har samlet en del ofte stilte spørsmål vi får fra søkere, med svar fra saksbehandlerne i Sekretariat for bibliotekutvikling. Disse kan det være fint å lese før dere går i gang med søknadsprosessen.

Still spørsmålet om prosjektideen er god, realistisk og om den har en viss nyhetsverdi, bredde og praktisk anvendelse? Handler idéen om noe nytt som gir fremtidig bibliotekutvikling også med verdi for andre bibliotek? Lar prosjektet seg forankre i organisasjonen og kan det knyttes an til en overordnet plan?  Er svaret ja på de fleste av disse spørsmålene er det et godt utgangspunkt for et prosjekt og en søknad.

Betydningen av å lese utlysningsteksten og ikke minst veiledningen grundig før en går i gang med å tenke prosjektutvikling og skrive søknad må heller ikke undervurderes.

Like før søknadsfristen kan ikke vi gi råd og tips til konkrete søknader. Nasjonalbiblioteket vil i så tilfelle raskt befinne seg på begge sider av bordet som både bidragsyter til søknaden og saksbehandler av den samme søknaden. Men vi har et stående tilbud om at vi gjerne kommer på fellesmøter, f.eks. i regi av fylkesbibliotekene eller i andre sammenhenger, og informerer om søknadsprosessen og gir råd til søknadsskriving på generelt grunnlag i god tid før søknadsfristen utløper.

Søknadsfrist oppgis i utlysningsteksten.
For sent mottatte søknader vil ikke komme i betraktning.

Det kan sendes inn en eller flere søknader om utviklingsmidler, men dersom dere velger å sende inn flere søknader må en huske at en også vil konkurrere ikke bare med andre søknader, men også med egne søknader. Tenk igjennom og prioritert hvilken søknad som er viktigst for dere.

Folke -, fylkes- og fagbibliotek kan søke, gjerne i samarbeid med andre institusjoner når det det gjelder utviklingsmidler. Skolebibliotek kan ikke søke, men kan inngå som samarbeidspartner i prosjekter. Leder for biblioteket skal stå som ansvarlig for søknaden og prosjektet.

Det trenger ikke å foreligge en skriftlig avtale før søknaden sendes, men det er en fordel at samarbeidspartnere er kjent med og involvert i prosjektsøknaden. Det er fint om eventuelle arbeidsgrupper eller prosjektgrupper beskrives med tanke på roller og oppgaver i prosjektet. Prosjektleder har ansvar for felles rapport og regnskap.

Det gis ikke tilskudd til drift. Det gis ikke tilskudd til utvikling eller markedsføring av tjenester med sikte på salg. Det kan ikke søkes om tilskudd til ordinært IKT-utstyr, inventar eller medier.

Bakgrunnen for dette er at utviklingsmidlene primært skal brukes til prosjekter og prosjektaktivitet med overføringsverdi for andre bibliotek. Utstyrsinvesteringer og medieinnkjøp har hovedsakelig verdi for det biblioteket som får utstyret og mediene.

Det kan ikke søkes om utviklingsmidler til aktiviteter og tilbud som normalt driftes i de fleste bibliotek. For eksempel klassebesøk, eventyrstunder, lesefester, omvisninger, utstillinger ol. Det må i så fall vises til nye metoder og nytenkning omkring slike etablerte tilbud og tjenester.

Det kan det det, men det da må idéen videreutvikles og det må vises til at en tar utgangspunkt i et tidligere prosjekt med å ønske om å gjøre en egen vri på prosjektet og utprøving av nye elementer.  Idéer som er utprøvd av mange bibliotek og gått over til normal drift som f.eks. Meråpne bibliotek gis det ikke støtte til.

Det er mulig å søke om støtte for å arrangere faglige konferanser. For å få støtte må  Nasjonalbiblioteket vurdere at konferansen har nasjonal interesse. Konferanser vil også kunne støttes som del av et mer omfattende bibliotekfaglig prosjekt.

Det kan søkes om støtte til kurs dersom det er i sammenheng med bibliotekfaglig utvikling, aktuelle innsatsområder og andre føringer som er gitt utlysningen. Det gis ikke støtte til mer generelle kurs som handler om tilbud som normalt i tilbys av andre kurstilbydere i f.eks. i egen organisasjon, i regioner og ved utdanningsinstitusjoner.

Det er mulig å søke midler til et forprosjekt for å finne ut behovet for et mulig framtidig tilbud eller tjeneste og ikke har grunnlag nok til å sette i gang et hovedprosjekt. I forprosjektet bør det gjøres en behovsanalyse, finnes fram til samarbeidspartnere og velges metode. Det skal redegjøres for hvordan man vil gripe an et eventuelt hovedprosjekt ekt. Som minimum angis mål og tids- og handlingsplan. Støtte til et forprosjekt vil ikke uten videre innebære støtte til et hovedprosjekt.

Prosjekter bør være delvis finansiert av prosjekteier og budsjettet må være realistisk og samsvare med størrelsen på prosjektet. Egenfinansieringen bør normalt utgjøre minst 40 prosent av samlet budsjett og kan bestå av arbeidsinnsats i prosjektet. En del av egenfinansieringen kan komme fra andre kilder. Nasjonalbiblioteket kan bevilge tilskudd som er mindre enn søknadsbeløpet.

Ja det er mulig. Kontakt SBU@nb.no og gi beskjed om endringer og behov for å forlenge prosjektet. Det er bedre å gi beskjed enn å la være å kontakte oss når prosjektet ikke går helt etter planen. Vi finner alltid en løsning.

Ja det er mulig i en dialog med oss og så framt det er forenelig med prosjektets grunnidé og målsetting. Det kan altså ikke gjøres endringer som er utenfor prosjektets opprinnelige plan, f.eks. innkjøp av møbler fordi det er oppstår et akutt behov. Det kan heller ikke kalkuleres med planlagt bruk av restmidler etter prosjektavslutning når prosjektet er nylig påbegynt eller er halvveis i løpet.

Ved mottak av støtte til flerårige prosjekter skal det sendes en statusrapport. Frist for rapportering blir annonsert på bibliotekutvikling.no,Den fungerer også som en søknad om støtte for det kommende året i prosjektet. I tildelingsbrevet fra oss det første året gis det beskjed om at tildeling for neste år normalt vil være på samme størrelse så framt prosjektet går som planlagt. Statusrapporten sendes som e-post til SBU@nb.no

Et godt råd er å ha rapportering og kunnskapsdeling på planen underveis gjennom hele prosjektet.

Som tilskuddsmottaker skal dere så snart som mulig, og senest tre måneder etter at prosjektet er avsluttet, sende rapport til Nasjonalbiblioteket om at prosjektet er gjennomført. Det er også et krav om å levere et oversiktlig regnskap som er signert av leder for biblioteket. Rapporten sendes som e-post til SBU@nb.no