En bok – en registrering

Søknad

Mål

Metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring i storbybibliotekene. Metoden skal avdekke forskjellene mellom bibliotekene og synliggjøre prosesser som bør effektiviseres og hvordan.
Videre skal prosjektet anbefale tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet i Norge, dvs. en bok – en registrering

Beskrivelse

I løpet av de nærmeste årene har alle storbybibliotekene planer om å skifte biblioteksystem. Dette åpner for nye muligheter for samarbeid, forenkling og effektivisering av tjenester og funksjoner. Med hensyn til katalogisering må målet være «en bok – en registrering».

Storbybibliotekene ønsker å utforme en metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring, og vil opprette en arbeidsgruppe med representanter fra hvert bibliotek, der Sølvberget, Stavanger bibliotek, får ansvaret for arbeidsgruppen. Metoden skal avdekke eventuelle store forskjeller mellom bibliotekene, og også avdekke hvilke prosesser som bør effektiviseres og hvordan.

Metode for kartlegging av arbeidsprosessene:
I kartlegging av arbeidsprosessene vil en ha fokus på gjentakende og dupliserte prosesser i bibliotekene.
1. Innkjøp (inkluderer: bokvalg, enkel katalogisering, bestilling, mottak, purring, fakturakontroll, budsjettkontroll).
2. Registrering. Importere poster hvis mulig, redigere posten, autorisere navn, emne og serier, klassifisere og bestemme ordningsord og plasseringskode.
Oppretting av tidligere registrerte data.
3. Klargjøring – stempling, strekkode, RFID-brikke, eventuell plastring (spesielt fremmedspråk og gaver)

Metode for tidsbruk:
Dataene må være sammenlignbare mellom bibliotekene. Ved tidsbruk bør en skille på type medium.
1. Tidsstudier som viser totalt medgått effektiv tid fra bokvalg av medier til de er tilgjengelig for publikum.
2. Medgått tid mellom de forskjellige prosessene.

Rutiner og tidsbruk for klargjøring er ikke interessante i forhold til nytt biblioteksystem, men en gjennomgang kan synliggjøre rutiner en kan stoppe med og om noe kan gjøres enklere og smartere.

Anbefalinger
Det er viktig for arbeidsgruppen i et forprosjekt å få oversikt over hvilke mulighet og begrensninger som foreligger for å utvikle en framtidig strategi for å nå målet om en felles registrering av materialet her i Norge, dvs. en bok – en registrering. Hvilke behov har en for gjenfinningssystemer, autoritetsregistre, emneregistre osv. som storbybibliotekene kan samarbeid om og hva bør en ta initiativ til skal løses på nasjonalt nivå.

Annet:
Metoden og prosessen vil ha verdi utover storbybibliotekene, og kunne nyttes av andre bibliotek. Effektivisering og sentralisering av rutiner og regler på innkjøp, katalogisering og sentralt drevne databaser på nasjonalt nivå vil frigjøre personalressurser både i storbybibliotekene og andre bibliotek.. Ressurser som frigjøres til formidling og bedre tjenester til publikum.