Kom i gang

Å få til meråpne bibliotek er et prosjekt som krever å finne ut av interessenter, utstyr, rommene og bygget, kontakt med leverandører, finansiering og mulig saksframlegg, anskaffelsesprosess og avklaringer når det gjelder personvern. Denne delen av kurset gir en enkel oversikt over de ulike prosessene som må gjennomføres før meråpent kan settes i drift.

Start med å finne ut av hvem som må eller bør involveres i prosjektet. Etablering av meråpent involverer de ansatte, nærmeste leder, verneombud, personvernombud, potensielle leverandører, innkjøpsavdeling, politisk ledelse, huseier, IKT og frivillige lag og foreninger.

Før du setter i gang en innkjøpsprosess, må du vite hva som trengs av utstyr og tilpassinger av lokalet for å kunne innføre meråpent. Få gjerne leverandører på befaring slik at de ser mulighetene og kan komme med innspill. Befaring er som regel kostnadsfritt. Det kan være nyttig at også byggansvarlig og IKT er med på befaringen slik at de kan stille spørsmål og få avklaringer. Leverandørene kan komme med en prisantydning som er nyttig i det videre arbeidet.

Det må også avklares andre behov for endringer som ikke løses ved innkjøp av utstyr til meråpent. Kan det være behov for bygningsmessige endringer? For eksempel ny dør, elektrisk opplegg, behov for avlåste rom mm.

Lag en kravspesifikasjon ut fra behovsavklaringen.

Med en oversikt over alle behov for innkjøp og endringer kan finansieringen avklares. Er det behov for å søke om investeringsmidler?

Legg en plan for prosjektet og når meråpent kan kjøres i drift og gå i gang med anskaffelsesprosessen.

Løsninger for meråpent bruker personopplysninger i mange av prosessene, blant annet i kontrakter for tilgang til meråpent, innloggingen i meråpen tid og kameraovervåking. Det er viktig å få en oversikt over hvilke krav til personvern som gjelder for de ulike behandlingene.