Administrasjon av låneropplysninger og transaksjoner

Utlån er en kjernevirksomhet i bibliotek, og i den forbindelse er lånerregisteret og registrering av transaksjoner essensielt. System, rutiner og personell må sørge for at lånernes personopplysninger behandles konfidensielt. 

Utlån av materiale gjøres gjennom biblioteksystemet ved hjelp av lånekort. Lånekortet er personlig, og bør ikke deles med andre. Lånekort som deles med andre vil bryte både med personvern og med muligheten til å holde låneren ansvarlig for lån. Lånekortet skal derfor behandles som andre verdikort både av brukeren og biblioteket.  

Dere bør oppfordre til at lånere har eget personlig lånekort. Et annet moment er at kort som deles gir deg dårligere statistikk over antall aktive lånere. Det er likevel naturlig at en familie som besøker biblioteket sammen, bare bruker ett kort når de låner. 

Bibliotekkortet  

Det tidligere nasjonale lånekortet fikk nytt navn og nytt design i 2023 og heter nå Bibliotekkortet. De gamle kortene gjelder fortsatt, og trenger ikke byttes ut.  

Bibliotekkortet er bindeleddet mellom brukeren og biblioteket. Det kan brukes til å låne, gir tilgang til bibliotekenes tjenester på nett, og kan fungere som nøkkel til meråpne bibliotek. Biblioteksøk og Filmbib er eksempler på tjenester alle med bibliotekkortet kan benytte. Andre tjenester, som f.eks. Filmoteket og Cineast, forutsetter at lånekortet er knyttet til et bibliotek som betaler for tjenesten. 

Brukerne får utstedt bibliotekkortet hos folkebibliotekene. Dette kan være et fysisk plastkort, eller en digitalutgave i biblioteksystemets app. Man kan også skaffe seg et digitalt lånekort på bibliotekkortet.no. Brukeren får da tilgang til de digitale tjenestene som ikke avhenger av at hjemmebiblioteket deres abonnerer på tjenesten. For at bibliotekkortet skal kunne brukes til slike tjenester, eller til å låne fysiske medier, må det være aktivert i det lokale biblioteket.  

Mer informasjon om innlogging og lånekortet for bibliotekansatte finner du her:

Bibliotekkortet

Det er viktig at du reserverer en nummerserie på Bestilling av nummerserier for Bibliotekkortet (bibliotekutvikling.no) før du bestiller nye bibliotekkort fra en leverandør. Dersom du bestiller lånekort uten å ha reservert nummerserien på forhånd, kan du risikere at andre bibliotek allerede har levert ut (nasjonale) lånekort med det samme lånernummeret. De som produserer de fysiske bibliotekkortene har ikke oversikt over dette. 

Bestilling av nummerserier for Bibliotekkortet

Hvis brukeren allerede har nasjonalt lånekort som er utstedt i et annet bibliotek, er det en enkel operasjon å aktivere lånekortet i ditt bibliotek også. Hvis det er snakk om noen som har flyttet permanent til kommunen din, kan du foreslå at de endrer opplysningene om hjemmebibliotek. 

Det er lurt å tenke gjennom hvordan dere registrerer nye lånere. Lånereglementet er lånernes kontrakt med biblioteket, og bekreftes ved registrering.  Husk at når du registrerer en person i et lånerregister, er det obligatorisk å informere om hvordan personopplysningene blir behandlet (personvernerklæring). All behandling av personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for å være lovlig. Vi anbefaler at dere oppbevarer minst mulig personopplysninger ut over det som ligger i lånerregisteret, og at dere fører protokoll over hvilke opplysninger dere samler inn, hvordan dere oppbevarer dem, og rutiner for sletting.  

Det følger av Personopplysningsloven (lovdata.no), som bygger på GDPR, at lånerne har rett til innsyn i hvilke opplysninger som er lagret om dem og rett til å kreve at opplysningene endres eller slettes. Biblioteket og/eller kommunen må ha en databehandleravtale med leverandøren av biblioteksystemet. Biblioteket skal ha en personvernerklæring på sidene, og den skal bl.a. vise til kontaktinformasjon for spørsmål eller klager som dreier seg om lagring og behandling av personopplysninger. 

I tillegg til personlige lånekort, er det nødvendig å ha en rutine for institusjonelle lånere. Det kan være barnehager, høytlesning på eldresenteret eller skoleklasser. Det er en uheldig praksis dersom lærerne må bruke sitt private lånekort for å låne en bokkasse til klassen. 

Barn som lånere

Registering av barn som nye lånere har flere sider. Etter reglene for Bibliotekkortet må foreldrene gi samtykke til lånekort for barn under 15 år. Dette kan gjøres ved at de kommer til biblioteket sammen med barnet, at de har signert en samtykkeerklæring på forhånd, eller ved at de selv registrerer barnet sitt på Bibliotekkortet.no. Dette henger sammen med ansvaret ved å låne, og risikoen for at vi må kreve inn erstatning/purregebyr.  

Noen bibliotek praktiserer en nedre aldersgrense for når barn får egne lånekort. Nå når foreldrene selv kan registrere barna sine før de begynner på skolen, anbefaler vi ikke folkebibliotek å sette egne grenser for dette. I kombinasjonsbibliotek kan skolen ha en praksis for når barna får lånekort klassevis, og i de tilfellene bør dere bli enige med skolen om hvordan dette skal praktiseres i deres bibliotek.  

Dere kan gjøre overrekkelsen av det nye lånekortet til en markering. Nøkkelen til kunnskap er jo en stor og viktig skatt! Kanskje dere skal holde en årlig lånekortfest for hele klassen/kullet? Eller en liten tominutters-seremoni som bare involverer barnet, foreldrene og bibliotekaren?  

Når du setter opp lånerregisteret, har du muligheten til å definere ulike kategorier lånere. Disse kategoriene kan få ulike regler for lånetid, størrelsen på purregebyr osv. 

Utlån

Vanlig lånetid for bøker i de fleste bibliotek er en måned. Bibliotek har ulike rutiner for hvor raskt etter forfallsdato de sender ut purringer. Vanlig praksis er at bøker med venteliste purres rett etter forfallsdato, mens andre lån gjerne får en bufferperiode før det sendes ut varsel. I dag sendes purringer med epost og SMS, forutsatt at dere har lagret disse opplysningene i lånerregisteret.  

For å øke omløpshastigheten på populære titler, kan du ha ei hylle med hurtiglån/ukeslån. I tillegg til å være et godt tilbud for publikum, vil hurtiglån også følge opp på målsettingen om «aktualitet» i bibliotekloven. Hurtiglån krever at du legger inn noen egne rutiner i systemet for raske purringer.